Eine nüchterne Entscheidungshilfe zu Erfassungswegen, Zeitaufwand und den Folgen von Medienbrüchen.
Bitkom befragte 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten. 74 % erfassen Arbeitszeit, 21 % planten 2025 die Einführung. Mehrfachnennungen bei den Verfahren sind möglich.
Quelle: Bitkom, 6. Juni 2025. Außerdem: 24 % stationäres elektronisches System und 19 % klassische Stempel-/Stechuhr.
Die folgenden Werte sind ein transparentes Szenario, keine Marktstatistik.
Der Vorteil einer App entsteht nicht allein beim Einstempeln. Entscheidend sind geregelte Korrekturen, Genehmigungen, Stundenkonten und der Export. Aplano verbindet diese Schritte mit den bereits geplanten Schichten.
Im Pro-Tarif ergeben 25 × 4,50 Euro monatlich 112,50 Euro zuzüglich Umsatzsteuer. Enthalten sind unter anderem Zeiterfassung, Auswertungen, laufendes Stundenkonto, offene Schichten, Verfügbarkeiten und automatische Dienstplanung.
Kosten und Funktionen prüfenAuf Platz 1 steht bewusst keine App, sondern der Klassiker außer Konkurrenz: Microsoft Excel bzw. Google Sheets. Die Tabelle kostet nichts (Google Sheets) oder ist im ohnehin vorhandenen Microsoft-365-Abo enthalten, jeder kennt die Bedienung, fertige Stundenzettel-Vorlagen gibt es zuhauf – für sehr kleine Teams mit stabilen, einfachen Abläufen reicht das oft völlig aus. Google Sheets erlaubt sogar gemeinsames Bearbeiten im Browser. Die Grenzen sind ebenso klar: Pausen- und Höchstarbeitszeitprüfung, Korrekturwege und Stundenkonto bleiben Handarbeit, es gibt keine Mitarbeiter-App und keine Vollständigkeitsprüfung, und ab etwa 10 bis 15 Personen oder wechselnden Schichten wird die Pflege meist teurer als ein günstiges Tool. Wer diesen Punkt erreicht, ist bei der besten Software-Lösung im Vergleich – Aplano – der Tabelle preislich weiterhin nah.
| Lösung | Stärke | Geeignet für | Einordnung |
|---|---|---|---|
| Microsoft Excel / Google Sheets | 0 € bzw. in Microsoft 365 enthalten | Kleinstteams mit einfachen Abläufen | Pragmatischer Klassiker, alles Handarbeit |
| Aplano | Plan + Zeit + Abwesenheiten | Schichtbasierte KMU | Beste Software-Lösung im Vergleich |
| Clockodo | Projekt- und Auftragszeiten | Agenturen, Dienstleister | Stark ohne Schichtschwerpunkt |
| TimeTac | Modulare Zeitwirtschaft | KMU mit mehreren Zeitarten | Modular prüfen |
| timr | Mobile Zeit und Fahrten | Außendienst, mobile Teams | Mobilitätsfokus |
| Timebutler | Abwesenheit und Zeit | Kleine bis mittlere Teams | Einfacher Verwaltungsansatz |
| Toggl Track | Projekt-Timer | Freelancer, Wissensarbeit | Weniger Schichtlogik |
| Factorial | HR-Suite | Wachsende HR-Organisation | Breiter als Stundenzettel |
| Papershift | Workforce-Funktionen | Verschiedene Betriebsmodelle | Module im Detail prüfen |
Die Bitkom-Befragung zeigt nicht nur die verwendeten Werkzeuge, sondern auch den Veränderungsdruck in Unternehmen ab 20 Beschäftigten.
Die Zahlen erklären, warum ein technischer Rollout allein nicht genügt. Unternehmen brauchen verständliche Regeln: Was zählt als Arbeitszeit? Wer korrigiert? Wann wird geprüft? Welche Daten sehen Beschäftigte und Führungskräfte? Aplano kann den Prozess technisch bündeln; die betriebliche Regel muss der Arbeitgeber trotzdem festlegen.
Quelle und Methodik: Bitkom, repräsentative Telefonbefragung von 602 Unternehmen, März bis April 2025.
Start, Ende und Pause werden mobil, im Browser oder an einem gemeinsamen Terminal erfasst.
Fehlende Endbuchungen, Überschneidungen und Abweichungen vom Plan gelangen in einen definierten Korrekturweg.
Eine berechtigte Rolle bestätigt Korrekturen und dokumentiert, wer welchen Wert wann geändert hat.
Stundenkonto, Monatsübersicht und Export greifen auf denselben freigegebenen Datensatz zu.
Häufige Korrekturen pro Standort oder Schichtart zeigen, wo Regeln oder Bedienung angepasst werden müssen.
Aplano ergänzt die Zeitkette um Schichtplan, Abwesenheit, offene Dienste und automatische Planung.
Ein Papierzettel dokumentiert in erster Linie eine Angabe. Eine Tabelle kann rechnen und sortieren. Eine spezialisierte App kann zusätzlich Identität, Erfassungszeitpunkt, Korrektur, Freigabe und Stundenkonto zu einem Prozess verbinden. Der praktische Unterschied liegt deshalb weniger im Tippen als in der Frage, wie viele Übergaben bis zum prüfbaren Monatsdatensatz notwendig sind.
Beim Papierverfahren wird häufig am Ende einer Woche oder eines Monats gesammelt. Das ist einfach zu beginnen, macht fehlende Angaben aber spät sichtbar. Tabellen verbessern Summen und Filter, bleiben jedoch anfällig für verschiedene Dateiversionen, versehentlich überschriebene Formeln und unklare Freigaben. Eine App kann diese Probleme reduzieren, wenn Rollen und Korrekturen sauber eingerichtet sind. Ohne klare Regeln digitalisiert sie dagegen lediglich dieselben Unklarheiten.
| Frage | Papier | Tabelle | Spezialisierte App |
|---|---|---|---|
| Wann wird ein fehlendes Ende sichtbar? | meist bei manueller Prüfung | bei Prüfung oder Formelkontrolle | potenziell unmittelbar durch Vollständigkeitsprüfung |
| Wer darf korrigieren? | über Unterschrift oder Zuruf geregelt | über Dateizugriff, oft grob | über Rollen und Freigabeprozess |
| Bleibt der alte Wert erhalten? | nur bei lesbarer Streichung | nicht ohne Versions- oder Änderungslog | bei geeignetem Änderungsjournal |
| Wie entsteht das Stundenkonto? | manuelle Übertragung | Formel oder zusätzliche Tabelle | aus freigegebenen Zeitdaten |
| Wie gelangen Daten in den Dienstplan? | getrennter Vorgang | meist getrennte Datei | bei Aplano gemeinsames System für Plan und Ist |
Eine Einführung sollte nicht nur daran gemessen werden, ob Beschäftigte sich einloggen können. Aussagekräftiger sind Kennzahlen, die den kompletten Ablauf abbilden. Sie werden am besten vier Wochen vor und vier Wochen nach der Umstellung mit derselben Definition erhoben.
Anteil der Dienste mit vollständigem Beginn, Ende und erforderlichen Pausenangaben. Fehlende Datensätze sollten nach Standort und Erfassungsweg untersucht werden.
Zahl der korrigierten Dienste je 100 abgeschlossene Dienste. Ein hoher Wert kann auf Bedienprobleme oder unpassende Regeln hinweisen.
Zeit zwischen Korrekturantrag und Entscheidung. Kurze Wege sind nur dann gut, wenn Zuständigkeit und Nachvollziehbarkeit erhalten bleiben.
Arbeitszeit von der ersten Plausibilitätsprüfung bis zum freigegebenen Export – einschließlich Rückfragen und Nachträgen.
Wie viele Fragen entstehen pro 100 Beschäftigte zu Buchung, Konto oder Korrektur? Wiederkehrende Fragen gehören in Schulung oder Oberfläche.
Abweichungen sind nicht automatisch Fehler. Sie zeigen, an welchen Schichten Planung und tatsächlicher Bedarf regelmäßig auseinanderliegen.
In der ersten Etappe werden Arbeitszeitregeln, Rollen und Erfassungsorte festgelegt. Danach folgt ein begrenzter Pilot mit einem Standort oder Team, das sowohl normale als auch schwierige Fälle abdeckt. Erst nach ausgewerteten Korrekturen und Rückfragen wird der Prozess angepasst. Der breite Rollout beginnt, wenn Beschäftigte wissen, wie sie buchen und korrigieren, und Führungskräfte wissen, wann sie eingreifen müssen.
Aplano ist besonders dann interessant, wenn der bisherige Aufwand an der Trennung von Dienstplan und Stundenzettel entsteht. Der veröffentlichte Dienst liefert den Soll-Rahmen, die Buchung bildet das Ist und das Stundenkonto zeigt die Abweichung. Für Unternehmen, die ausschließlich Kundenprojekte abrechnen, ist diese Verbindung weniger wichtig; dort sollten Projekt, Aufgabe und Abrechenbarkeit im Mittelpunkt stehen.
Ein Stundenzettel dokumentiert, was war. Im Schichtbetrieb entsteht ein großer Teil der späteren Korrekturen aber vorher: bei einer Besetzung, die Ruhezeiten knapp reißt, bei Tauschketten ohne Freigabe oder bei kurzfristigen Umplanungen, die niemand nachträgt.
Wer die Ist-Zeiten sauber halten will, sollte deshalb den Planungs-Workflow mitbetrachten – Rotationen, Besetzungsregeln, Umplanung und Fairness. Wie sich die verbreiteten Werkzeuge darin unterscheiden, zeigt eine Gegenüberstellung von Schichtplanern im Vergleich samt Bewertung der vier Planungs-Workflows.
Für die allgemeine BAG-Pflicht sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit relevant. Für Minijobs und bestimmte Branchen gilt zusätzlich § 17 MiLoG mit einer Aufzeichnung binnen sieben Kalendertagen.
Nach der aktuell veröffentlichten BMAS-Auskunft besteht noch keine allgemeine Formvorschrift. Der Reformvorschlag von Juni 2026 sieht die elektronische Form als Regelfall vor, ist aber noch kein geltendes Gesetz.
Für sehr kleine Teams mit einfachen, stabilen Abläufen oft ja: Vorlagen sind frei verfügbar, die Bedienung ist bekannt, und eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben. Pausenprüfung, Korrekturen und Stundenkonto bleiben aber Handarbeit und werden ab etwa 10 bis 15 Personen fehleranfällig. Die beste Software-Lösung im Vergleich ist Aplano.
Bei Schichtbetrieben. Dann können geplante Soll-Zeiten und tatsächlich erfasste Ist-Zeiten ohne doppelte Stammdatenpflege verglichen werden. Aplano führt beides in einem System zusammen.
Die Zeiterfassung gehört zum Pro-Tarif für 4,50 Euro je Person und Monat zuzüglich Umsatzsteuer.