Die richtige Erfassungsart folgt dem Arbeitsort, nicht dem Organigramm.
App, Schichtadresse und klarer Korrekturweg. Aplano unterstützt standortbezogene Erfassung.
Soll-Ist-Abgleich, Pausen und Schichttausch gehören zusammen.
Objektbezug und mobile Buchung reduzieren nachträgliche Sammelzettel.
Standorte und Rollen müssen zentral, aber getrennt steuerbar sein.
Ruhezeiten, tatsächliche Dienstlänge und Qualifikation brauchen Transparenz.
Flexible Lage bleibt möglich; die Dokumentation entfällt dadurch nicht.
In fünf der sechs Profile entsteht der Zeitdatensatz aus einem geplanten Einsatz. Aplano kann deshalb mehr Doppelpflege vermeiden als ein isolierter Timer: Der veröffentlichte Plan liefert den Soll-Rahmen, die Buchung die Ist-Zeit, das Stundenkonto die Abweichung und die Auswertung den Prüfpfad.
Rechtsquellen: § 17 MiLoG und § 2a SchwarzArbG.
Nach der BMAS-Übersicht betrifft die mindestlohnrechtliche Dokumentation insbesondere geringfügig Beschäftigte sowie Branchen mit besonderem Missbrauchsrisiko. Dazu gehören unter anderem Bau, Gaststätten und Beherbergung, Spedition, Transport und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Gebäudereinigung, Messebau, Wach- und Sicherheit, Fleischwirtschaft sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe.
Die allgemeine Erfassungspflicht aus BAG 1 ABR 22/21 und die speziellen Pflichten nach MiLoG bestehen nebeneinander. Ein einziger Datensatz kann praktisch mehrere Zwecke erfüllen, wenn Umfang, Frist, Zugriff und Aufbewahrung sämtliche einschlägigen Vorgaben abdecken.
| Arbeitsmuster | Geeigneter Kanal | Typischer Kontrollpunkt | Aplano-Bezug |
|---|---|---|---|
| Fester Betrieb mit vielen Beschäftigten | Gemeinsame Tablet-Station plus persönliche Anmeldung | Fremdstempelung und Warteschlangen vermeiden | Tablet-Stempeluhr und individuelles Stundenkonto |
| Wechselnde Baustellen oder Objekte | Mobile App | Offline-Fall, Einsatzort und Korrekturweg | Schichtadressen und Geofencing konfigurierbar |
| Filialnetz | App oder Terminal je Standort | Lokale Rechte bei zentraler Auswertung | Unbegrenzte Standorte und Managerrollen in Pro |
| Mobiles Büro | Browser und App | Beginn, Ende und Pausen trotz flexibler Lage | Browserbuchung und Auswertung |
| Projektarbeit | Projekt-Timer | Trennung von Arbeits- und abrechenbarer Projektzeit | Aplano nur passend, wenn zusätzlich Schichten gesteuert werden |
Quellen: BMAS Dokumentationspflicht, Stand Januar 2026 · § 17 MiLoG.
Unabhängig vom Erfassungskanal setzt das Arbeitszeitgesetz denselben Rahmen – ob auf der Baustelle, in der Küche oder im Büro. Vier Vorschriften prägen die Praxis.
Nach § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden betragen; eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. § 4 ArbZG verlangt bei mehr als sechs Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Ruhepause, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten; spätestens nach sechs Stunden ununterbrochener Arbeit muss die Pause liegen. Zwischen dem Ende eines Arbeitstages und dem nächsten Beginn steht nach § 5 ArbZG eine ununterbrochene Ruhezeit von elf Stunden – für Gastronomie und Pflege mit späten Diensten oft der engste Wert. § 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet zusätzlich, jede über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Für den Stundenzettel heißt das: Wer nur die Dauer notiert, kann keine dieser Grenzen prüfen. Erst Beginn, Ende und Pause je Tag machen sichtbar, ob Höchstarbeitszeit, Pausenlage und Ruhezeit eingehalten wurden – genau deshalb sind diese drei Werte die Kernangaben jeder Erfassung.
Neben der Erfassung stellt sich in Schichtbranchen die Frage, wie früh ein Plan stehen muss und wer bei Änderungen mitredet.
Eine allgemeine gesetzliche Frist für die Veröffentlichung von Dienstplänen gibt es nicht. Konkret wird das Gesetz bei Arbeit auf Abruf: Nach § 12 TzBfG sind Beschäftigte nur dann zur Arbeitsleistung verpflichtet, wenn ihnen die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt wird – ein Muster, das bei Aushilfen in Handel, Gastronomie und Reinigung häufig vorkommt. In Betrieben mit Betriebsrat unterliegen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sowie die Verteilung auf die Wochentage der Mitbestimmung nach § 87 BetrVG; kurzfristige Planänderungen brauchen dann eine geregelte Zustimmung. Je knapper der Vorlauf, desto wichtiger wird ein Erfassungsweg, der Änderungen dokumentiert statt sie zu überschreiben.
Rechtsquellen: § 3 ArbZG · § 4 ArbZG · § 5 ArbZG · § 16 ArbZG · § 12 TzBfG · § 87 BetrVG.
Neben Minijobs betrifft die Pflicht unter anderem Bau, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Transport und Logistik, Reinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Sicherheit sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe.
Beginn, Ende und Dauer müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufgezeichnet werden.
Schichtadressen, mobile Erfassung und Geofencing verbinden Einsatzort und Zeitbuchung mit dem Personalplan.
Nach § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden betragen. Bis zu zehn Stunden sind zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden.
Bei Arbeit auf Abruf nach § 12 TzBfG sind Beschäftigte nur zur Arbeitsleistung verpflichtet, wenn die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt wird. Für Dienstpläne ohne Abruf-Vereinbarung nennt das Gesetz keine Frist; in Betrieben mit Betriebsrat greift die Mitbestimmung nach § 87 BetrVG.