Für geringfügig Beschäftigte gilt eine eigene, strengere Aufzeichnungspflicht. Wer ihre Frist und Aufbewahrung kennt, führt den Nachweis ohne Zusatzaufwand.
Neben der allgemeinen Erfassungspflicht aus der Rechtsprechung besteht für geringfügig Beschäftigte eine gesonderte, mindestlohnrechtliche Dokumentationspflicht. Sie soll die Einhaltung des Mindestlohns überprüfbar machen.
Grundlage ist § 17 des Mindestlohngesetzes (MiLoG). Danach müssen Arbeitgeber bei geringfügig Beschäftigten im Sinne des § 8 SGB IV sowie in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) genannten Wirtschaftsbereichen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Diese Pflicht besteht neben der allgemeinen Arbeitszeiterfassung, die das Bundesarbeitsgericht mit dem Beschluss 1 ABR 22/21 bestätigt hat. Ein einziger, sauber geführter Datensatz kann beide Zwecke erfüllen, wenn Umfang, Frist, Zugriff und Aufbewahrung alle Vorgaben abdecken.
Der Unterschied zur allgemeinen Pflicht liegt in der Genauigkeit der Vorgaben: § 17 MiLoG nennt eine konkrete Frist und eine Mindestaufbewahrungsdauer. Wer diese beiden Punkte im Blick behält, hat den anspruchsvolleren Teil der Dokumentation bereits abgedeckt.
Vier Größen entscheiden über einen korrekten Nachweis: was aufgezeichnet wird, bis wann, wie lange es aufbewahrt wird und für wen die Pflicht gilt.
| Pflicht | Inhalt | Praxishinweis |
|---|---|---|
| Aufzeichnungsumfang | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit | Pausen sichtbar abziehen, damit die Dauer stimmt |
| Frist | spätestens bis zum Ablauf des 7. folgenden Kalendertages | Sammelzettel am Monatsende reißen die Frist |
| Aufbewahrung | mindestens zwei Jahre, beginnend ab der Aufzeichnung | Datensatz über die gesamte Frist lesbar halten |
| Persönlicher Geltungsbereich | geringfügig Beschäftigte und § 2a-SchwarzArbG-Branchen | Form der Beschäftigung und Branche zusammen prüfen |
Die Höhe des Mindestlohns ist dabei kein Randwert: Nur wenn die dokumentierte Dauer und das gezahlte Entgelt zusammenpassen, ist der Nachweis vollständig. Deshalb gehört die geleistete Dauer je Tag zwingend in die Aufzeichnung.
Die Pflicht knüpft nicht nur an den Minijob, sondern auch an bestimmte Wirtschaftsbereiche mit besonderem Prüfrisiko an. Dort gilt sie unabhängig von der Beschäftigungsform.
Nach der BMAS-Übersicht betrifft die mindestlohnrechtliche Dokumentation neben geringfügig Beschäftigten insbesondere das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, die Personenbeförderung, das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, die Gebäudereinigung, den Auf- und Abbau von Messen, die Fleischwirtschaft, das Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Welcher Erfassungsweg in diesen Feldern praktisch funktioniert, ordnet die Branchenpraxis ein.
Die beiden anspruchsvollen Punkte – die Sieben-Tage-Frist und die zweijährige Aufbewahrung – lassen sich mit tagesaktueller Erfassung leichter einhalten als mit Sammelzetteln. Aplano erfasst Beginn, Ende und Pause direkt am Arbeitstag per Browser, Mitarbeiter-App oder Tablet-Terminal und hält die Angaben mit Datum und Person zusammen. Auswertungen und Exporte lassen sich als Grundlage für Stundennachweise verwenden, und die Daten bleiben über die Aufbewahrungsfrist abrufbar. Für Aushilfen im Schichtbetrieb ergänzt Aplano zusätzlich ArbZG-Hinweise, sodass Pausen und Ruhezeiten im Blick bleiben.
Aplano verbindet Zeiterfassung (Browser, App, Tablet-Terminal), Stundenkonten, ArbZG-Hinweise und Auswertungen. Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten; der günstigste Einstieg beginnt bei 0,50 € je Person und Monat netto. 14 Tage testen ohne Kreditkarte, monatlich kündbar.
Aplano für Minijob-Teams ansehenFehlende oder verspätete Aufzeichnungen sind kein Kavaliersdelikt: Die Einhaltung wird durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls geprüft.
Kann ein Betrieb Beginn, Ende und Dauer nicht fristgerecht und vollständig belegen, fehlt der Nachweis über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit – und damit die Grundlage, die Zahlung des Mindestlohns zu belegen. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht können nach dem MiLoG als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Der beste Schutz ist deshalb ein Verfahren, das die Frist automatisch einhält, statt sich auf nachträgliches Erinnern zu verlassen. Wie viel Aufwand hinter Korrekturen und Nachträgen steckt, rechnet die Seite Zahlen & Rechenwege vor.
Ja. Nach § 17 MiLoG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit bei geringfügig Beschäftigten aufgezeichnet werden. Zusätzlich gilt die Pflicht in den nach § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen unabhängig von der Beschäftigungsform.
Beginn, Ende und Dauer sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Ein bestimmtes Medium ist nicht vorgeschrieben. Ein handschriftlicher Zettel genügt, solange Beginn, Ende und Dauer vollständig, fristgerecht und zwei Jahre lesbar dokumentiert sind. Eine App erleichtert Frist und Vollständigkeit, ist aber nicht Pflicht.
Welche Angaben ein Nachweis grundsätzlich braucht, steht in Stundenzettel: Pflichtangaben und Aufbau. Wie sich Sammelzettel durch tagesaktuelle Erfassung ersetzen lassen, zeigt Vom Papier-Stundenzettel zur App. Die Funktionen von Aplano fasst die Seite Aplano zusammen.
Quellen und Stand (24. Juli 2026): § 17 MiLoG · § 2a SchwarzArbG · BMAS: Dokumentationspflicht · Zoll: Mindestlohn und Aufzeichnungspflichten.