Der Rapport ist der Beleg, auf dem die Rechnung steht, bevor sie geschrieben ist. Welche Felder er braucht, was die Unterschrift des Kunden rechtlich auslöst und wo er an seine Grenzen stößt.
„Rapport“ kommt vom französischen rapporter, berichten. Gemeint ist immer derselbe Vorgang: Die Kolonne berichtet dem Kunden, was sie für ihn getan hat.
In Deutschland ist das Wort vor allem im süddeutschen Handwerk, im Anlagen- und Maschinenbau und im Kundendienst geläufig; daneben stehen „Arbeitsbericht“ (Service, Wartung, Elektro- und SHK-Handwerk), „Montagebericht“ (Montage- und Inbetriebnahmeteams) und im VOB-Vertrag der Fachbegriff Stundenlohnzettel. In der Schweiz ist „Rapport“ die übliche Bezeichnung schlechthin: Die SIA-Norm 118, die Allgemeinen Bedingungen für Bauarbeiten, regelt in Art. 47 die Regierapporte – der Unternehmer erstellt sie täglich, die Bauleitung prüft und unterzeichnet sie; nach Art. 33 vertritt die Bauleitung die Bauherrschaft, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Die Namen unterscheiden sich, die Funktion nicht: Der Rapport verbindet Zeit, Auftrag und Aufwand und macht daraus einen abrechenbaren Posten. Von den benachbarten Belegen trennt ihn vor allem der Adressat.
| Beleg | Typischer Einsatz | Bezugsgröße | Adressat |
|---|---|---|---|
| Rapportzettel / Arbeitsbericht | Service, Wartung, Reparatur, Montage, Regiearbeiten | Einsatz beim Kunden | Kunde, Buchhaltung |
| Regiebericht / Stundenlohnzettel | Stundenlohnarbeiten im Bauvertrag (§ 15 VOB/B) | Bauvorhaben | Auftraggeber, Bauleitung |
| Tätigkeitsnachweis | Dienstleistungen, Förderprojekte, Zeitarbeit | Person und Zeitraum | Kunde, Zuwendungsgeber, Entleiher |
| Bautagebuch / Bautagesbericht | Baustellenablauf, Behinderungen, Wetter | Baustelle und Tag | Bauherr, im Streit alle Beteiligten |
| Stundenzettel | Arbeitszeitaufzeichnung | Person und Kalendertag | Arbeitgeber, Zoll |
Die Abgrenzungen im Einzelnen stehen in den Beiträgen zu Stundennachweis und Regiebericht, zum Tätigkeitsnachweis und zum Bautagebuch. Hier geht es um den Rapport als Arbeitsmittel: was draufgehört, was die Unterschrift bewirkt und wo er nicht ausreicht.
Kein Gesetz schreibt ein Formular vor. Die Felder ergeben sich aus der Frage, die der Kunde beim Lesen der Rechnung stellt: Wer, wann, wie lange, wofür, womit?
Für VOB-Verträge gibt es immerhin einen gesetzesähnlichen Anhaltspunkt: § 15 Abs. 3 VOB/B verlangt Listen über die geleisteten Arbeitsstunden und den besonders zu vergütenden Aufwand für den Verbrauch von Stoffen, für die Vorhaltung von Einrichtungen, Geräten und Maschinen, für Frachten, Fuhr- und Ladeleistungen sowie etwaige Sonderkosten. Diese Aufzählung taugt auch außerhalb des Bauvertrags als Gerüst.
| Block | Feld | Beispiel | Warum es zählt |
|---|---|---|---|
| Kopf | Rapportnummer, Datum | R-2026-0417, 29.09.2026 | fortlaufende Nummer macht Lücken und Dubletten sichtbar |
| Kopf | Kunde, Auftrags- oder Angebotsnummer | Hausverwaltung, Auftrag 26-311 | ordnet den Rapport dem Vertrag und dessen Preisabrede zu |
| Kopf | Einsatzort, Objekt, Anlage | Musterstr. 12, Heizzentrale UG | verhindert Streit bei Kunden mit mehreren Objekten |
| Personal | Name je Mitarbeiter, Qualifikation | Monteur, Helfer | unterschiedliche Stundensätze je Qualifikation |
| Personal | Beginn, Ende, Pause, Stunden vor Ort | 07:45–12:15, 0:00, 4,5 h | Kern der Abrechnung; Beginn und Ende machen die Summe prüfbar |
| Personal | Fahrzeit, getrennt ausgewiesen | 0,5 h An- und Abfahrt | nur berechenbar, wenn vereinbart; getrennt ist sie verhandelbar statt versteckt |
| Leistung | Tätigkeitsbeschreibung | Umwälzpumpe getauscht, Anlage entlüftet, Druckprobe | rechtlich meist nicht gefordert, praktisch entscheidend für die Akzeptanz |
| Material | Artikel, Menge, Einheit | 1 Stück Umwälzpumpe, 2 Stück Dichtung | Material wird ohne Rapport am häufigsten vergessen |
| Geräte | Maschine, Einsatzdauer | Hubarbeitsbühne 2 h | Gerätevorhaltung ist eigener Kostenposten |
| Status | erledigt / offen / Folgetermin | offen: Ersatzteil bestellt | trennt abgeschlossene von laufenden Leistungen |
| Bemerkungen | Behinderungen, Mängel, Zusatzwünsche | Zugang erst 08:30 möglich | dokumentiert Wartezeit und Anordnungen zeitnah |
| Abschluss | Datum, Name in Druckschrift, Unterschrift Kunde; Unterschrift Monteur | „Leistungen und Stunden bestätigt“ | Name in Druckschrift klärt, wer unterschrieben hat – das ist die spätere Vollmachtsfrage |
Zwei Gestaltungsregeln entscheiden über den Wert des Formulars. Erstens: ein Rapport je Einsatz und Tag, nicht je Woche. Ein Tagesrapport entsteht, solange sich alle Beteiligten an den Tag erinnern; ein Wochenrapport wird aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Zweitens: Stunden vor Ort und Fahrzeit in getrennten Spalten. Ob und wie Anfahrt berechnet wird, regelt der Vertrag – als Pauschale, nach Zeit oder gar nicht. Wer beides in eine Summe schreibt, liefert dem Kunden den Einwand frei Haus.
Die Unterschrift ist nirgends vorgeschrieben. Trotzdem ist sie das wertvollste Feld des Rapports, weil sie die Beweislast verschiebt.
Sie wirkt als Anerkenntnis von Art und Umfang. Zeichnet der Kunde oder sein Vertreter den Rapport ab, sieht die Rechtsprechung darin in der Regel ein deklaratorisches Anerkenntnis der dort genannten Stunden, Materialien und Leistungen. Die Linie reicht zurück bis zum BGH-Urteil vom 23.06.1958 (VII ZR 84/57). Das Kammergericht hat sie für abgezeichnete Montageberichte, Stundenlohnzettel und Bautagesberichte bestätigt, und zwar auch dann, wenn der Architekt des Bauherrn ohne nähere Prüfung unterschrieben hatte (Urteil vom 20.03.2009 – 7 U 161/08). Die Folge ist eine Umkehr der Beweislast: Der Kunde ist mit Einwendungen nicht ausgeschlossen, muss aber beweisen, dass die Angaben unrichtig sind und dass er das bei der Unterschrift weder erkannt hat noch damit rechnen musste.
Sie ersetzt keine Stundenlohnvereinbarung. Ob überhaupt nach Aufwand bezahlt wird, entscheidet der Vertrag, nicht der Rapport. Der BGH hat klargestellt, dass die Abzeichnung von Stundenlohnzetteln nur Art und Umfang der erbrachten Leistung bescheinigt und dass die Befugnis eines Bauleiters oder Architekten, Stundennachweise abzuzeichnen, keine Vollmacht zum Abschluss einer Stundenlohnvereinbarung ist (Urteil vom 24.07.2003 – VII ZR 79/02). Wer bei einem Pauschal- oder Einheitspreisauftrag zusätzliche Stunden rapportiert, braucht dafür zuerst eine Beauftragung durch jemanden, der den Vertrag ändern darf; im VOB-Vertrag sagt das ausdrücklich § 2 Abs. 10 VOB/B.
Sie hängt an der Person, die unterschreibt. Ein Kürzel des Hausmeisters, der gerade die Tür aufgeschlossen hat, ist etwas anderes als die Unterschrift der Bauleitung oder des Auftraggebers selbst. Deshalb gehört der Name in Druckschrift auf den Rapport – und idealerweise vorab die Klärung im Auftrag, wer vor Ort abzeichnen darf.
Ohne Unterschrift gilt der Rapport nur im VOB-Vertrag als anerkannt. Nach § 15 Abs. 3 VOB/B gelten ordnungsgemäß eingereichte Stundenlohnzettel als anerkannt, wenn der Auftraggeber sie nicht binnen sechs Werktagen nach Zugang zurückgibt. Für den BGB-Werkvertrag – also den Normalfall bei Wartung, Reparatur und Kundendienst – gibt es diese Fiktion nicht. Der BGH hat es ausdrücklich abgelehnt, sie aus Treu und Glauben oder der Verkehrssitte herzuleiten (Urteil vom 28.05.2009 – VII ZR 74/06). Ein unbeantworteter Rapport ist dort nur eine einseitige Aufstellung; die Stunden muss der Betrieb im Streit selbst beweisen. Immerhin sind die Anforderungen dabei moderat: Für eine schlüssige Abrechnung genügt nach derselben Entscheidung im Kern die Angabe, wie viele Stunden für die vertraglichen Leistungen angefallen sind.
Sie ist keine Abnahme. Die Bestätigung von Stunden und Material sagt nichts darüber, ob das Werk mangelfrei ist. Die Abnahme nach § 640 BGB bleibt ein eigener Akt, der – wenn gewünscht – auf dem Rapport ausdrücklich als solcher bezeichnet werden muss.
Ein Rapport zeigt, was ein Kunde bezahlt. Er zeigt nicht, was ein Arbeitstag gekostet hat.
Zwischen Arbeitszeit und rapportierter Zeit liegt immer eine Lücke: Beladen am Lager, Fahrt vom Betriebshof, Materialbeschaffung beim Großhandel, Warten auf den Zugang, Aufräumen, Werkstattarbeit. Diese Zeiten sind in aller Regel Arbeitszeit und gehören auf den Stundenzettel, aber auf keinen Rapport. Deshalb ersetzt der Rapportzettel nie die Arbeitszeitaufzeichnung nach § 17 MiLoG und § 16 Abs. 2 ArbZG – er ist auftragsbezogen, der Stundenzettel personenbezogen.
Umgekehrt lohnt der Abgleich beider Belege aus zwei Gründen. Der erste ist Plausibilität: Die rapportierten Stunden einer Person an einem Tag können nie höher sein als ihre Arbeitszeit. Wer auf zwei Rapporten zusammen neun Stunden vor Ort ausweist und auf dem Stundenzettel acht, hat einen der beiden Belege falsch – und im Streit oder bei einer Prüfung verlieren beide an Glaubwürdigkeit. Der zweite ist Kalkulation: Das Verhältnis aus rapportierten zu bezahlten Stunden ist die produktive Quote eines Teams. Sie zeigt, ob Stundensätze und Anfahrtspauschalen die unproduktive Zeit tragen. Wie sich diese Rechnung aufstellen lässt, zeigt die Seite Zahlen & Rechenwege.
| Zeitart | Stundenzettel | Rapportzettel |
|---|---|---|
| Arbeit vor Ort beim Kunden | ja | ja |
| Fahrt vom Betrieb zum Kunden | ja, regelmäßig Arbeitszeit | nur wenn berechnet (vereinbart) |
| Beladen, Lager, Großhandel | ja | nein, allenfalls als Material- oder Beschaffungsposten |
| Wartezeit auf Zugang beim Kunden | ja | als Bemerkung festhalten, Berechnung nach Vertrag |
| Nacharbeit an eigenen Mängeln | ja | nein, nicht vergütungsfähig |
| Pausen | ja, als Pause | abgezogen |
Für den Rapport gibt es keine eigene Frist. Sie folgt aus der Rolle, die er spielt.
Liegt der Rapport einer Rechnung bei oder ist er Grundlage einer Buchung, ist er Buchungsbeleg und nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Handelsrechtlich gilt dasselbe nach § 257 Abs. 4 HGB. Enthält der Rapport zugleich die Arbeitszeitaufzeichnung, laufen parallel die zwei Jahre des § 17 MiLoG – die längere Frist gewinnt. Unabhängig davon sollte er mindestens bis zum Ende der Mängelverjährung greifbar bleiben, weil er belegt, wann an welcher Anlage was getan wurde.
In der Schweiz sind Buchungsbelege nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren. Wie sich die deutschen Fristen für Zeitnachweise überlagern, erklärt der Beitrag Stundenzettel aufbewahren: 2, 6, 8 oder 10 Jahre?
Fast jeder Streit um einen Rapport lässt sich auf einen dieser Punkte zurückführen.
Der Durchschreibeblock hat einen Vorteil: Er braucht keinen Akku. Alles andere spricht für die digitale Form.
Eine Formvorschrift für Rapportzettel gibt es nicht, auch die Unterschrift des Kunden muss nicht eigenhändig auf Papier stehen. Eine Unterschrift auf dem Tablet ist eine einfache elektronische Signatur; welchen Beweiswert sie hat, entscheidet das Gericht in freier Würdigung nach § 286 ZPO. Stärken lässt sie sich durch einen Zeitstempel, den Namen in Druckschrift, ein unveränderbares PDF und die sofortige Zusendung an den Kunden per E-Mail – damit ist zugleich der Zugang dokumentiert.
Der größere Gewinn liegt nicht in der Unterschrift, sondern im Datenfluss: Beim Papierrapport werden Stunden dreimal geschrieben – auf den Rapport, auf den Stundenzettel und in die Rechnung. Jede Abschrift ist eine Fehlerquelle, und der Rapport erreicht das Büro oft erst Tage später. Digital erfasst, liegen Stunden und Material am Abend des Einsatzes vor, und die Rechnung kann am nächsten Tag raus.
Für die Arbeitszeitseite des Abgleichs – also den Stundenzettel, gegen den die Rapportstunden plausibel sein müssen – lässt sich eine Zeiterfassungs-App einsetzen. Aplano erfasst Arbeitszeiten per Mitarbeiter-App, im Browser oder über ein Tablet als Stempeluhr mit RFID oder Fingerabdruck, auf Wunsch mit Geofencing, und stellt Auswertungen und Exporte bereit. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten (4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Stand Juli 2026) und 14 Tage ohne Kreditkarte testbar; bewertet wird Aplano auf Capterra mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen und auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen (Stand Juli 2026). Den Rapport mit Material und Kundenunterschrift ersetzt eine Zeiterfassung nicht; er bleibt Sache des Auftrags- oder Formularwerkzeugs. Wie die Umstellung vom Papier organisiert wird, beschreibt Vom Papier-Stundenzettel zur App.
Ein Rapportzettel – auch Arbeitsrapport, Arbeitsbericht oder Montagebericht – ist der Beleg, mit dem ein Handwerks-, Montage- oder Servicebetrieb gegenüber dem Kunden festhält, wer an welchem Tag wie lange für welchen Auftrag gearbeitet hat und welches Material und welche Geräte eingesetzt wurden. Er ist Grundlage der Rechnung, wenn nach Aufwand abgerechnet wird. Der Begriff ist in der Schweiz besonders verbreitet, wo die SIA-Norm 118 von Regierapporten spricht; in Deutschland heißt derselbe Beleg im VOB-Vertrag Stundenlohnzettel.
Kopfdaten (Rapportnummer, Datum, Kunde, Auftrag und Einsatzort), je Mitarbeiter Beginn, Ende, Pause und Stunden, getrennt ausgewiesene Fahrzeit, eine kurze Tätigkeitsbeschreibung, Material mit Menge und Einheit, eingesetzte Geräte, der Status des Auftrags sowie Datum, Name in Druckschrift und Unterschrift des Kunden. Ein gesetzlich vorgeschriebenes Formular gibt es nicht; im VOB-Vertrag nennt § 15 Abs. 3 VOB/B aber die Inhalte, die ein Stundenlohnzettel ausweisen soll.
In der Regel ja, im Sinne eines deklaratorischen Anerkenntnisses von Art und Umfang der Leistungen. Das Kammergericht hat das für gegengezeichnete Montageberichte, Stundenlohnzettel und Bautagesberichte bestätigt (Urteil vom 20.03.2009 – 7 U 161/08). Folge ist eine Umkehr der Beweislast: Der Kunde muss beweisen, dass die Angaben falsch sind und er das bei der Unterschrift weder wusste noch damit rechnen musste. Die Unterschrift begründet aber keine Stundenlohnvereinbarung (BGH, Urteil vom 24.07.2003 – VII ZR 79/02).
Im VOB-Vertrag gilt ein ordnungsgemäß eingereichter Stundenlohnzettel als anerkannt, wenn der Auftraggeber ihn nicht innerhalb von sechs Werktagen nach Zugang zurückgibt (§ 15 Abs. 3 VOB/B). Außerhalb der VOB/B gibt es diese Fiktion nicht: Der BGH hat es abgelehnt, sie aus Treu und Glauben abzuleiten (Urteil vom 28.05.2009 – VII ZR 74/06). Dann muss der Betrieb die Stunden auf andere Weise beweisen, etwa durch Zeugen, Zeiterfassungsdaten und zeitnah übermittelte Rapporte.
Nein. Der Rapport weist die Stunden aus, die einem Kunden berechnet werden. Die Arbeitszeitaufzeichnung nach § 17 MiLoG und § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt dagegen Beginn, Ende und Dauer der gesamten täglichen Arbeitszeit je Person – einschließlich Fahrten ab Betrieb, Lager- und Rüstzeiten, die auf keinem Rapport stehen. Beide Belege sollten aus derselben Erfassung entstehen und sich gegenseitig abgleichen lassen.
Dient der Rapport als Anlage einer Rechnung, ist er Buchungsbeleg und nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Schluss des Kalenderjahres. Enthält er zugleich die Arbeitszeitaufzeichnung, gelten parallel die zwei Jahre des § 17 MiLoG. In der Schweiz sind Buchungsbelege nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren.
Für den Rapportzettel schreibt kein Gesetz die Schriftform vor, eine Unterschrift auf dem Tablet ist deshalb zulässig. Sie ist eine einfache elektronische Signatur; ihren Beweiswert würdigt das Gericht frei nach § 286 ZPO. Zeitstempel, Name in Druckschrift, unveränderbares PDF und die sofortige Zusendung einer Kopie an den Kunden stärken ihn.
Die Unterschiede zwischen Arbeitszeitnachweis und Leistungsnachweis samt BGH-Rechtsprechung zur Abrechnungstiefe behandelt Stundenzettel, Stundennachweis, Regiebericht. Für Dienstleistungen ohne Baubezug passt der Tätigkeitsnachweis, für den Ablauf der ganzen Baustelle das Bautagebuch. Die Aufzeichnungspflichten im Baugewerbe fasst Stundenzettel im Handwerk und auf der Baustelle zusammen.
Quellen und Stand (30. September 2026): § 15 VOB/B – Stundenlohnarbeiten und § 2 Abs. 10 VOB/B · § 632 BGB (Vergütung) · § 640 BGB (Abnahme) · § 286 ZPO (freie Beweiswürdigung) · § 147 AO · § 257 HGB · § 17 MiLoG · § 16 ArbZG · BGH, Urteil vom 23.06.1958 – VII ZR 84/57 (Anerkenntniswirkung abgezeichneter Stundenlohnzettel) · BGH, Urteil vom 24.07.2003 – VII ZR 79/02 (Abzeichnung ist keine Stundenlohnvereinbarung) · BGH, Urteil vom 28.05.2009 – VII ZR 74/06 (keine Anerkenntnisfiktion außerhalb der VOB/B) · KG, Urteil vom 20.03.2009 – 7 U 161/08 (Montageberichte als deklaratorisches Schuldanerkenntnis) · Schweizerisches Obligationenrecht (Art. 374, Art. 958f OR) · SIA-Norm 118, Art. 33 und 47, nach Bürkel: Regierapporte – ein mögliches Streitobjekt · Aplano: Zeiterfassung und Preise (abgerufen Juli 2026). Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall; die VOB/B und die SIA-Norm 118 gelten nur, wenn sie vereinbart wurden.