Der Tätigkeitsnachweis ist der Beleg, der Stunden mit Inhalt verbindet: wer hat wann woran für wen gearbeitet. Er hängt an Rechnungen, an Förderanträgen und an Zeitarbeitsverträgen – und wird trotzdem oft mit dem Stundenzettel verwechselt. Was hineingehört, wer ihn verlangt und wie eine Vorlage aufgebaut ist.
Vier Belege sehen sich ähnlich, beantworten aber verschiedene Fragen für verschiedene Adressaten.
Der Stundenzettel (Arbeitszeitnachweis) ist die Aufzeichnung nach Arbeitsrecht: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einer beschäftigten Person, verlangt von § 16 Abs. 2 ArbZG für Mehrarbeit, von § 17 MiLoG in Minijobs und den Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 für die gesamte Arbeitszeit. Sein Adressat ist der Arbeitgeber – und im Prüfungsfall der Zoll oder die Arbeitsschutzbehörde.
Der Tätigkeitsnachweis geht einen Schritt weiter und ordnet die Zeit einem Inhalt zu: welche Aufgabe, welcher Auftrag, welcher Kunde. Er entsteht immer dann, wenn Zeit nicht nur bezahlt, sondern weiterberechnet, abgerechnet oder gefördert wird. Der Leistungsnachweis ist die vom Empfänger bestätigte Variante: Der Kunde oder Auftraggeber zeichnet gegen und erkennt damit an, dass die aufgeführten Tätigkeiten in diesem Umfang erbracht wurden. Der Regiebericht schließlich ist die Bau- und Handwerksform des Leistungsnachweises für Stundenlohnarbeiten nach § 15 VOB/B, mit Material und Geräten; ihn behandelt der Beitrag Stundenzettel, Stundennachweis, Regiebericht.
| Beleg | Beantwortet | Adressat | Rechtsgrundlage | Aufbewahrung |
|---|---|---|---|---|
| Stundenzettel / Arbeitszeitnachweis | Wann hat die Person gearbeitet, wie lange, mit welchen Pausen? | Arbeitgeber, Zoll, Arbeitsschutzbehörde | § 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG, § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG | 2 Jahre (ArbZG, MiLoG) |
| Tätigkeitsnachweis | Woran hat die Person gearbeitet, für wen, wie lange? | Kunde, Auftraggeber, Zuwendungsgeber, Entleiher, Projektleitung | Vertrag, Förderbescheid; § 14 UStG in Verbindung mit § 31 UStDV als Rechnungsbestandteil | 8 Jahre als Buchungsbeleg (§ 147 AO), sonst nach Bescheid oder Vertrag |
| Leistungsnachweis | Bestätigt der Empfänger, dass die Tätigkeiten erbracht wurden? | beide Vertragsparteien | Vertrag (Dienst- oder Werkvertrag) | 8 Jahre als Rechnungsbestandteil |
| Regiebericht / Stundenlohnzettel | Welche Stunden, welches Material, welche Geräte auf der Baustelle? | Bauherr, Bauleitung | § 15 Abs. 3 VOB/B | 8 Jahre als Rechnungsbestandteil |
Wichtig ist die Trennung in beide Richtungen: Ein Tätigkeitsnachweis ersetzt den Stundenzettel nicht, weil ihm Beginn, Ende und Pausen fehlen können und weil er nur die abrechenbaren Stunden zeigt. Umgekehrt genügt ein Stundenzettel nicht als Rechnungsbeleg, weil er nichts über den Inhalt der Arbeit sagt.
Fünf Situationen, in denen der Nachweis kein Service ist, sondern Voraussetzung für Geld.
1. Die Rechnung nach Aufwand. Wer Stunden abrechnet – Beratung, IT, Agentur, Buchhaltung, Handwerk nach Stundensatz –, muss in der Rechnung „Art (handelsübliche Bezeichnung) und Umfang der sonstigen Leistung" angeben (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG) und den Zeitpunkt der Leistung (Nr. 6). Fehlt eine ausreichende Leistungsbeschreibung, verliert der Kunde den Vorsteuerabzug; „Beratungsleistung" oder „Dienstleistungen laut Vereinbarung" reichen dafür nicht. Nach § 31 Abs. 3 UStDV dürfen die Angaben aber in anderen Unterlagen stehen, wenn die Rechnung auf sie verweist und beide Seiten sie vorliegen haben – der Bundesfinanzhof hat das mit Urteil vom 16. Januar 2014 (V R 28/13) bestätigt. Der Tätigkeitsnachweis ist genau diese andere Unterlage. Für laufende Leistungen genügt als Leistungszeitpunkt der Kalendermonat (§ 31 Abs. 4 UStDV), sodass ein monatlicher Nachweis mit Tageszeilen üblich ist. Der BFH hat im Übrigen mit Urteil vom 15. Oktober 2019 (V R 29/19) klargestellt, dass sich eine Leistung auch durch einen konkreten Ort und eine allgemeine Beschreibung identifizieren lässt – ein Nachweis mit Datum, Projekt und Tätigkeitszeile erfüllt das ohne Weiteres.
2. Zeitarbeit. Verleiher rechnen gegenüber dem Entleiher nach geleisteten Stunden ab. Grundlage ist der vom Entleiher gegengezeichnete Tätigkeits- oder Stundennachweis der überlassenen Person; ohne ihn streiten sich beide Seiten über jede Stunde. Der Nachweis ist zugleich die Grundlage für die Aufzeichnungspflicht des Entleihers nach § 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG in den Branchen des § 2a SchwarzArbG.
3. Förderprojekte. Zuwendungsgeber, die Personalkosten fördern – von Landesprogrammen über Bundesförderungen bis zu EU-Projekten –, verlangen im Verwendungsnachweis in der Regel personenbezogene Stundennachweise, aus denen hervorgeht, welche Stunden dem geförderten Vorhaben zuzurechnen sind. Häufig sind Unterschriften der Person und der Projektleitung vorgeschrieben, manchmal ein bestimmtes Formular. Was der Bescheid verlangt, geht vor; die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach den Nebenbestimmungen und liegt nach den Allgemeinen Nebenbestimmungen häufig bei fünf Jahren nach Vorlage des Verwendungsnachweises, bei EU-Mitteln auch länger.
4. Freie Mitarbeit und Dienstverträge. Freelancer belegen ihre Rechnung mit einem Tätigkeitsnachweis, Auftraggeber prüfen ihn. Hier ist Zurückhaltung beim Inhalt angebracht: Ein Nachweis, der Anwesenheitszeiten, Kernzeiten und Einzelanweisungen dokumentiert, beschreibt eine abhängige Beschäftigung. Ein Nachweis, der Aufgaben, Ergebnisse und den dafür eingesetzten Aufwand ausweist, passt zur selbstständigen Tätigkeit.
5. Interne Projektabrechnung. Auch ohne externen Adressaten führen viele Betriebe Tätigkeitsnachweise, um Aufwände auf Kostenstellen oder Projekte zu verteilen, Nachkalkulationen zu ermöglichen oder Festpreisaufträge zu bewerten. Hier gibt es keine gesetzliche Pflicht, aber die Daten werden später oft doch extern gebraucht – bei einer Nachforderung, einer Gewährleistungsfrage oder einer Betriebsprüfung.
Eine gesetzliche Liste gibt es nicht. Diese Angaben haben sich durchgesetzt, weil sie die Fragen von Kunde, Prüfer und Zuwendungsgeber beantworten.
Ein Beispiel für drei Zeilen eines monatlichen Nachweises:
| Datum | Tätigkeit | Ort | Dauer |
|---|---|---|---|
| 03.09.2026 | Anforderungsworkshop Modul Lagerverwaltung, Protokoll | beim Kunden, Hamburg | 6,50 h |
| 04.09.2026 | Datenmodell Lagerverwaltung, Abstimmung mit IT-Leitung (Videocall) | remote | 4,25 h |
| 08.09.2026 | Testfälle Wareneingang, Fehlerbericht Nr. 12–15 | remote | 7,00 h |
| Summe September 2026 | 17,75 h | ||
Die Tätigkeitsbeschreibung ist der Teil, an dem die meisten Nachweise scheitern. Sie muss so konkret sein, dass ein Dritter die Leistung wiedererkennt, und so knapp, dass sie sich in eine Zeile schreiben lässt. Interne Kürzel („KW37-Sprint") sind zulässig, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder in einer beiden Seiten vorliegenden Unterlage festgelegt ist – so ausdrücklich § 31 Abs. 3 Satz 1 UStDV. Pausen gehören nicht in den Tätigkeitsnachweis, sondern in den Stundenzettel; die Dauer je Zeile ist die abrechenbare Nettozeit.
Eine eigene Vorlage braucht drei Bereiche und zwei Regeln.
Der Kopfbereich nimmt die festen Angaben auf: leistende Person, Auftragnehmer, Kunde, Projekt- oder Auftragsnummer, Zeitraum, Nachweisnummer. Der Tabellenbereich hat die Spalten Datum, Tätigkeit, Ort, Dauer – wer Stundensatzkategorien oder Fahrzeiten trennt, ergänzt eine Spalte Kategorie. Der Fußbereich rechnet die Summe und hält die beiden Unterschriftenfelder mit Datum bereit. In Excel sollte die Dauer als Dezimalstunde eingetragen werden (6,50 statt 6:30), damit die Summe ohne Formatierungsfehler stimmt; wer in Uhrzeiten rechnet, muss das Zellformat auf [h]:mm stellen, sonst kippt die Summe ab 24 Stunden. Die Umrechnung von Minuten in Industriestunden und die typischen Rundungsfehler beschreibt der Beitrag Stundenzettel-Vorlage in Excel oder Word.
Die erste Regel: Ein Nachweis je Person, Kunde und Monat. Sammelnachweise über mehrere Kunden lassen sich nicht an eine Rechnung heften, ohne fremde Daten offenzulegen. Die zweite Regel: Der Nachweis wird nach der Unterschrift nicht mehr verändert. Korrekturen laufen über einen Nachtrag mit eigener Nummer, damit die Version, die der Kunde bestätigt hat, identisch mit der Version bleibt, die bei der Rechnung liegt.
Was die Gegenzeichnung bedeutet, wie lange der Beleg aufgehoben wird und welche Daten er enthalten darf.
Unterschrift des Kunden. Sie bestätigt, dass die Tätigkeiten in dem angegebenen Umfang erbracht wurden – ein Anerkenntnis der Stunden, das im Vergütungsstreit schwer zu erschüttern ist. Sie bedeutet nicht, dass die Leistung mangelfrei ist; bei Werkverträgen bleibt die Abnahme nach § 640 BGB ein eigener Akt. Ein Nachweis ohne Gegenzeichnung ist deshalb nicht wertlos, aber im Streit nur eine einseitige Behauptung, die der Auftragnehmer beweisen muss.
Aufbewahrung. Als Bestandteil oder Anlage einer Rechnung ist der Tätigkeitsnachweis ein Buchungsbeleg im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO und seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO, zuvor zehn Jahre). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Enthält der Nachweis zugleich die Arbeitszeitaufzeichnung nach § 17 MiLoG oder § 16 ArbZG, laufen deren zwei Jahre parallel – die längere Frist gewinnt. Für Förderprojekte gelten die Fristen des Bescheids.
Datenschutz. Ein Tätigkeitsnachweis enthält personenbezogene Daten der leistenden Person und wandert an den Kunden. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung und das berechtigte Interesse an der Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO); zulässig ist, was für die Abrechnung erforderlich ist – Name, Datum, Tätigkeit, Dauer. Krankheitstage, private Abwesenheiten oder die Zeiten anderer Beschäftigter haben im Nachweis nichts zu suchen. Beschäftigte sollten wissen, dass ihre Nachweise an Kunden gehen; ein Hinweis in der Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO genügt.
Stundensumme und Stundenzettel. Bei einer Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit oder das Finanzamt werden beide Belege nebeneinandergelegt. Weist der Tätigkeitsnachweis an einem Tag neun abrechenbare Stunden aus, der Stundenzettel aber nur sieben Arbeitsstunden, ist einer von beiden falsch – und beide verlieren an Glaubwürdigkeit. Der einfachste Schutz ist, beide Belege aus derselben Erfassung zu erzeugen.
Der Tätigkeitsnachweis ist eine zweite Auswertung derselben Daten – wenn die Erfassung Auftrag und Tätigkeit mitführt.
Wer Stundenzettel und Tätigkeitsnachweise getrennt auf Papier oder in zwei Tabellen führt, schreibt jede Stunde zweimal und erzeugt genau die Differenzen, die später auffallen. Eine Zeiterfassung, die jede Buchung mit Person, Zeit und Projekt speichert, liefert dagegen den personenbezogenen Arbeitszeitnachweis für die Prüfung und die auftragsbezogene Tätigkeitsübersicht für die Rechnung aus demselben Datensatz. Aplano erfasst Zeiten über die Mitarbeiter-App, im Browser oder über ein Tablet als Stempeluhr-Station mit RFID oder Fingerabdruck, ordnet Buchungen Projekten zu und protokolliert Korrekturen über einen Antrag mit Freigabe; Auswertungen und Exporte lassen sich nach Person und nach Projekt getrennt ausgeben. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten (4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Stand Juli 2026) und 14 Tage ohne Kreditkarte testbar. Was ein exportierter Nachweis gegenüber dem handgeschriebenen an Zeit spart, rechnet die Seite Zahlen & Rechenwege durch.
Der Stundenzettel belegt Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit gegenüber Arbeitgeber und Behörden (§ 16 ArbZG, § 17 MiLoG). Der Tätigkeitsnachweis ordnet die Zeit einem Inhalt zu – Auftrag, Kunde, Tätigkeit – und richtet sich an Kunden, Zuwendungsgeber oder Entleiher. Er zeigt nur abrechenbare Stunden und ersetzt den Stundenzettel nicht; der Stundenzettel ersetzt ihn nicht, weil er nichts über den Inhalt der Arbeit sagt.
Nein, es gibt keine Norm, die ihn als solchen verlangt. Seine Pflicht ergibt sich mittelbar: Eine Rechnung muss die Leistung nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG identifizierbar beschreiben, und dafür darf sie nach § 31 Abs. 3 UStDV auf andere Unterlagen verweisen. Förderbescheide, Zeitarbeits- und Dienstverträge schreiben ihn außerdem häufig ausdrücklich vor.
Name der leistenden Person, Auftragnehmer und Auftraggeber, Auftrags- oder Projektnummer, Abrechnungszeitraum und Nachweisnummer im Kopf; je Zeile Datum, konkrete Tätigkeit, Ort und Dauer; im Fuß die Summe sowie Datum und Unterschrift beider Seiten. Die Rechnung sollte auf die Nachweisnummer verweisen.
Vorgeschrieben ist das nicht, aber die Gegenzeichnung macht aus einer einseitigen Aufstellung ein Anerkenntnis der geleisteten Stunden, das im Vergütungsstreit kaum zu erschüttern ist. Eine Abnahme der Leistung im Sinne von § 640 BGB ist sie nicht – Mängel können trotz Unterschrift gerügt werden.
Als Rechnungsbestandteil ist er ein Buchungsbeleg und seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO), gerechnet ab dem Ende des Jahres der Rechnungsstellung. Enthält er zugleich die Arbeitszeitaufzeichnung nach MiLoG oder ArbZG, gilt zusätzlich deren Zwei-Jahres-Frist; für Förderprojekte die Fristen des Bescheids.
Ja, soweit die Angaben für die Abrechnung erforderlich sind – Name, Datum, Tätigkeit, Dauer (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Krankheitstage, private Abwesenheiten und Daten anderer Beschäftigter gehören nicht hinein. Die Beschäftigten sollten über die Weitergabe informiert sein.
Was in den arbeitsrechtlichen Nachweis gehört, erklärt Stundenzettel: Pflichtangaben und Aufbau. Wie Regieberichte auf der Baustelle funktionieren, steht in Stundenzettel, Stundennachweis, Regiebericht; welche Fristen für die Belege gelten, in Aufbewahrungsfrist für Stundenzettel.
Quellen und Stand (18. September 2026): § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) · § 31 UStDV (Angaben in der Rechnung) · § 147 AO (Aufbewahrung von Unterlagen) · § 17 MiLoG (Erstellen und Bereithalten von Dokumenten) · § 16 ArbZG (Aushang und Arbeitszeitnachweise) · § 640 BGB (Abnahme) · BFH, Urteil vom 16.01.2014 – V R 28/13 (Verweis auf andere Geschäftsunterlagen) · BFH, Urteil vom 15.10.2019 – V R 29/19 (Leistungsbeschreibung) · Aplano: Zeiterfassung und Preise (abgerufen Juli 2026). Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.