Die meisten Betriebe starten mit einer selbst gebauten Vorlage – und das ist völlig in Ordnung. Entscheidend ist, dass sie rechnet, was sie soll, und dass klar ist, an welcher Stelle eine Tabelle den Nachweis nicht mehr trägt.
Der Aufbau ist in allen Branchen gleich und besteht aus drei Blöcken: Kopf, Zeilen, Fuß. Erst der dritte Block macht aus einer Sammlung von Uhrzeiten einen Nachweis.
In den Kopf gehören Betrieb, Name der beschäftigten Person und der Abrechnungszeitraum – ohne diese drei Angaben ist später nicht zuzuordnen, wessen Stunden das sind. Der Zeilenblock enthält je Arbeitstag Datum, Beginn, Ende, Pause und die berechnete Dauer; eine Spalte für Tätigkeit oder Einsatzort ist optional, im Handwerk und in der Projektarbeit aber praktisch unverzichtbar. In den Fuß gehören die Monatssumme und Platz für Datum und Unterschrift.
| Spalte | Inhalt | Warum sie gebraucht wird |
|---|---|---|
| A – Datum | Kalendertag | ordnet die Zeile der Frist zu |
| B – Beginn | Uhrzeit | gesetzlich geforderte Angabe |
| C – Ende | Uhrzeit | gesetzlich geforderte Angabe |
| D – Pause | Dauer, z. B. 0:30 | ohne Abzug ist die Dauer falsch |
| E – Dauer | Formelergebnis | gesetzlich geforderte Angabe |
| F – Tätigkeit / Ort | Freitext | Zuordnung bei wechselnden Einsatzorten |
| G – Bemerkung | Freitext | Nachträge und Korrekturen begründen |
Welche dieser Angaben rechtlich zwingend sind und welche der Praxis dienen, trennt der Beitrag Stundenzettel: Pflichtangaben und Aufbau im Detail.
Fast alle Fehler in selbst gebauten Vorlagen gehen auf zwei Ursachen zurück: ein falsches Zellformat und die Nachtschicht.
1. Dauer je Tag. Bei Beginn in B, Ende in C und Pause in D lautet die Formel =C2-B2-D2. Die Pause wird als Zeitwert eingetragen, also 0:30 und nicht 30.
2. Das richtige Format. Die Ergebnisspalte und die Summe müssen als benutzerdefiniertes Format [h]:mm formatiert sein. Ohne die eckigen Klammern springt Excel bei mehr als 24 Stunden zurück auf null – der Klassiker, bei dem eine Monatssumme von 168 Stunden plötzlich als 0:00 erscheint.
3. Monatssumme und Dezimalstunden. Die Summe entsteht mit =SUMME(E2:E32). Für die Lohnabrechnung wird daraus mit =SUMME(E2:E32)*24 die Dezimalstundenzahl, weil Excel Zeiten intern als Tagesbruchteile speichert – 7:30 Stunden sind rechnerisch 0,3125 Tage und erst nach der Multiplikation die erwarteten 7,5 Stunden.
4. Schichten über Mitternacht. Endet die Schicht am Folgetag, liefert die einfache Subtraktion einen negativen Wert und Excel zeigt Rautenzeichen. Korrekt rechnet =REST(C2-B2;1)-D2: Die Restfunktion behandelt den Tageswechsel und liefert für 22:00 bis 6:00 die richtigen acht Stunden.
Die drei Varianten lösen unterschiedliche Aufgaben – und werden regelmäßig verwechselt.
| Variante | Stärke | Schwäche | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Word-Vorlage | Druckbild, Unterschriftsfeld | rechnet nicht, Summen von Hand | handschriftliche Erfassung vor Ort |
| Excel-Vorlage | rechnet, summiert, exportiert | Versionschaos, keine Änderungsspur | Erfassung im Büro, kleine Teams |
| Papierzettel | überall verfügbar | Übertragungsfehler, späte Sicht | Baustelle, Ausnahmefälle |
| App | tagesaktuell, Auswertung, Historie | Einführung und laufende Kosten | mehrere Beschäftigte oder Standorte |
Wer beides braucht – Rechnen und Unterschreiben –, führt die Erfassung in Excel und druckt den Monatsnachweis aus. Das funktioniert, erzeugt aber genau den Medienbruch, den der Beitrag Vom Papier-Stundenzettel zur App aufdröselt.
Ein bestimmtes Medium schreibt das Gesetz nicht vor. Vier Größen entscheiden trotzdem darüber, ob eine Vorlage im Ernstfall genügt.
Für Minijobs und die in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereiche verlangt § 17 MiLoG, Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Unabhängig davon besteht die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die das Bundesarbeitsgericht mit dem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) bestätigt hat; § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt zusätzlich die Aufzeichnung der über die werktägliche Höchstarbeitszeit hinausgehenden Stunden. Da der Mindestlohn seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 € liegt und die Minijobgrenze entsprechend auf 603 € im Monat gestiegen ist, muss die dokumentierte Dauer außerdem zum abgerechneten Entgelt passen – bei Aushilfen ist die Vorlage damit zugleich die Kontrolle, ob die Geringfügigkeitsgrenze eingehalten wird.
Excel scheitert nicht an der Rechnung, sondern an allem, was um sie herum passiert.
Vier Punkte tauchen in der Praxis immer wieder auf. Erstens die Frist: Wer Zeiten am Monatsende in einem Rutsch einträgt, verletzt die Sieben-Tage-Frist auch dann, wenn alle Werte stimmen. Zweitens die Änderungsspur: Eine überschriebene Zelle hinterlässt keine Spur – bei einer Prüfung lässt sich nicht zeigen, wann welcher Wert entstanden ist. Drittens die Versionen: Sobald mehrere Personen ausfüllen, existiert die Datei mehrfach, und niemand weiß, welche Fassung gilt. Viertens der Zugriff: Beschäftigte sehen ihren eigenen Stand meist gar nicht, obwohl das zugängliche System gerade Teil der Anforderung ist.
Keiner dieser Punkte macht eine Vorlage unzulässig. Sie beschreiben aber ziemlich genau die Schwelle: Solange eine Person für wenige Beschäftigte tagesaktuell einträgt, trägt die Tabelle. Sobald mehrere Personen erfassen, Schichten über Mitternacht laufen oder Nachträge zur Regel werden, kostet die Pflege mehr als sie spart. Wie sich dieser Aufwand beziffern lässt, rechnet die Seite Zahlen & Rechenwege vor.
Der Aufbau bleibt identisch – Beginn, Ende, Pause, Dauer, Summe –, nur entsteht er beim Buchen statt beim Nachtragen. Aplano erfasst die Zeiten per Browser, Mitarbeiter-App oder Tablet-Terminal, zieht Pausen automatisch ab, führt ein laufendes Stundenkonto und macht Korrekturen über eine Freigabe nachvollziehbar; Auswertungen und Exporte lassen sich als Monatsnachweis verwenden. Für Schichtbetriebe kommen Hinweise nach dem Arbeitszeitgesetz hinzu, sodass Pausen- und Ruhezeitkonflikte auffallen, bevor sie im Nachweis stehen.
Aplano verbindet Zeiterfassung (Browser, App, Tablet-Terminal), Stundenkonten, ArbZG-Hinweise und Auswertungen. Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten; der günstigste Einstieg beginnt bei 0,50 € je Person und Monat netto. 14 Tage testen ohne Kreditkarte, monatlich kündbar.
Aplano im Detail ansehenBei Beginn in Spalte B, Ende in Spalte C und Pause in Spalte D lautet die Formel für die Dauer =C2-B2-D2. Das Zellformat muss [h]:mm sein, sonst rechnet Excel bei Summen über 24 Stunden falsch. Für Dezimalstunden zur Lohnabrechnung wird das Ergebnis mit 24 multipliziert. Bei Schichten über Mitternacht rechnet =REST(C2-B2;1)-D2 korrekt.
Ein bestimmtes Medium ist nicht vorgeschrieben. Eine Tabelle genügt, solange Beginn, Ende und Dauer vollständig, fristgerecht und über die Aufbewahrungsfrist lesbar dokumentiert sind. Nach § 17 MiLoG gilt für Minijobs und die Branchen nach § 2a SchwarzArbG eine Frist von sieben Kalendertagen und eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren. Der Referentenentwurf des BMAS vom Juni 2026 würde die elektronische Form vorschreiben, ist aber noch kein geltendes Recht.
Word eignet sich für die Druckvorlage, die von Hand ausgefüllt und unterschrieben wird, rechnet aber nicht. Excel rechnet und summiert, ist dafür beim Ausdrucken und Unterschreiben umständlicher. Wer beides braucht, führt die Erfassung in Excel und druckt den Monatsnachweis zur Unterschrift aus – oder erspart sich den Medienbruch mit einer App.
Welche Angaben ein Nachweis zwingend enthalten muss, steht in Stundenzettel: Pflichtangaben und Aufbau. Die besonderen Fristen bei geringfügiger Beschäftigung behandelt Stundenzettel bei Minijob und Aushilfen, und die typischen Fehlerquellen je Arbeitsort ordnet die Branchenpraxis ein.
Quellen und Stand (6. August 2026): § 17 MiLoG · § 16 ArbZG · § 2a SchwarzArbG · BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 · BMAS: Dokumentationspflicht · Bundesregierung: Mindestlohn 2026.