„Kilometerpauschale“ steht im Alltag für zwei verschiedene Sätze: 0,30 Euro für Dienstfahrten und 0,38 Euro für den Arbeitsweg. Welcher wann gilt, was der Arbeitgeber steuerfrei erstatten darf, wie eine Fahrtkostenabrechnung aufgebaut ist und warum die Kilometer und die Fahrtzeit aus derselben Aufzeichnung kommen sollten.
Entscheidend ist nicht das Fahrzeug und nicht die Strecke, sondern der Zweck der Fahrt.
| Fahrt | Satz 2026 | Was gezählt wird | Wer zahlt / wo es landet | Grundlage |
|---|---|---|---|---|
| Dienstfahrt mit eigenem Pkw (Kunde, Baustelle, Schulung, anderer Standort) | 0,30 € | jeder gefahrene Kilometer, Hin- und Rückweg | Arbeitgeber steuerfrei oder Werbungskosten | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, § 5 Abs. 2 BRKG |
| Dienstfahrt mit Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa | 0,20 € | jeder gefahrene Kilometer | wie oben | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, § 5 Abs. 1 BRKG |
| Dienstfahrt mit dem Fahrrad | keine Pauschale | nur tatsächliche Kosten | Einzelnachweis | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG |
| Dienstfahrt mit Bahn, Taxi, Mietwagen | keine Pauschale | Ticket- oder Rechnungsbetrag | Arbeitgeber steuerfrei oder Werbungskosten | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG |
| Arbeitsweg Wohnung – erste Tätigkeitsstätte | 0,38 € | volle Entfernungskilometer, einfache Strecke, je Arbeitstag | Steuererklärung; Arbeitgeberzuschuss nur pauschal versteuert | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG |
Wer sich unsicher ist, welche Spalte gilt, fragt nach der ersten Tätigkeitsstätte: Ist das der Ort, dem jemand arbeitsrechtlich dauerhaft zugeordnet ist, ist die Fahrt dorthin Arbeitsweg. Alles, was beruflich veranlasst darüber hinausgeht – vom Betrieb zum Kunden, von zu Hause direkt zur Baustelle, zwischen zwei Einsatzorten –, ist eine Dienstfahrt im Rahmen einer Auswärtstätigkeit. Wie die Fahrtkosten mit Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten in einer vollständigen Reisekostenabrechnung zusammenkommen, beschreibt der Beitrag Reisekostenabrechnung 2026; hier geht es um die Kilometer.
Die Beträge stehen nicht im Einkommensteuergesetz selbst, sondern im Bundesreisekostengesetz, auf das es verweist.
§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG erlaubt, Fahrtkosten bei beruflich veranlassten Fahrten statt mit den tatsächlichen Kosten mit pauschalen Kilometersätzen anzusetzen, die „für das jeweils benutzte Beförderungsmittel“ als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt sind. § 5 BRKG kennt zwei Stufen: 20 Cent je Kilometer für Kraftfahrzeuge und andere motorbetriebene Fahrzeuge (Abs. 1) und 30 Cent für Kraftwagen bei erheblichem dienstlichem Interesse (Abs. 2). Steuerlich gilt jeweils der höchste Satz – daraus ergeben sich 0,30 Euro für den Pkw und 0,20 Euro für Motorrad, Motorroller, Moped und Mofa. Weitere Pauschalen, etwa für das Fahrrad oder für mitgenommene Kollegen, gibt es steuerlich nicht mehr.
Drei Regeln bestimmen, welche Kilometer zählen:
Statt der Pauschale lassen sich die tatsächlichen Kosten ansetzen: Gesamtkosten des Fahrzeugs im Jahr geteilt durch die Jahresfahrleistung ergibt einen individuellen Kilometersatz. Das lohnt sich nur bei hohen Fixkosten und geringer Laufleistung und verlangt Belege für Abschreibung, Versicherung, Steuer, Kraftstoff und Wartung. Für die meisten Betriebe ist der Pauschalsatz die Regel, weil er ohne Kostennachweis steuerfrei erstattet werden kann.
Für Dienstfahrten ist die Erstattung bis 0,30 Euro steuer- und beitragsfrei – für den Arbeitsweg nicht.
Nach § 3 Nr. 16 EStG sind Vergütungen steuerfrei, die Beschäftigte außerhalb des öffentlichen Dienstes vom Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten erhalten, „soweit sie die nach § 9 als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen“. Für den öffentlichen Dienst gilt § 3 Nr. 13 EStG. Praktisch heißt das: Bis zum Pauschalsatz bleibt die Kilometererstattung netto gleich brutto. Ein Anspruch darauf ergibt sich aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Reiserichtlinie; ohne Regelung kommt Aufwendungsersatz entsprechend § 670 BGB in Betracht.
| Situation | Steuerliche Folge |
|---|---|
| Arbeitgeber zahlt 0,30 € je Dienstkilometer (Pkw) | vollständig steuerfrei |
| Arbeitgeber zahlt mehr als 0,30 €, z. B. 0,35 € | 0,30 € steuerfrei, der übersteigende Teil ist Arbeitslohn |
| Arbeitgeber zahlt weniger, z. B. 0,25 € | Differenz zu 0,30 € als Werbungskosten in der Steuererklärung |
| Arbeitgeber zahlt nichts | volle 0,30 € als Werbungskosten |
| Zuschuss zum Arbeitsweg | nicht steuerfrei; Pauschalversteuerung mit 15 % bis zur Höhe der Entfernungspauschale möglich (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG) |
Was der Arbeitgeber steuerfrei erstattet hat, kann nicht zusätzlich als Werbungskosten abgezogen werden. Damit die Steuerfreiheit einer Lohnsteuer-Außenprüfung standhält, gehören die Abrechnungen mit ihren Einzelangaben zum Lohnkonto. Bei Werbungskosten ist außerdem zu beachten, dass sie sich erst auswirken, wenn sie zusammen mit allen anderen Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro (§ 9a Satz 1 Nr. 1 Buchstabe a EStG) übersteigen.
Die Entfernungspauschale ist seit Januar 2026 höher als der Dienstreisesatz – aber nur auf den ersten Blick.
Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 (verkündet am 23. Dezember 2025, BGBl. 2025 I Nr. 363) gilt seit dem 1. Januar 2026 für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte einheitlich 0,38 Euro. Bis Ende 2025 waren es 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro erst ab dem 21. Kilometer. Der Höchstbetrag von 4.500 Euro im Jahr gilt weiter, entfällt aber bei Fahrten mit dem eigenen oder einem überlassenen Pkw. Die Pauschale gilt unabhängig vom Verkehrsmittel, also auch für Rad- und Bahnfahrende.
Dass 0,38 mehr ist als 0,30, führt regelmäßig zu der Frage, ob sich Dienstfahrten jetzt besser mit der Pendlerpauschale abrechnen ließen. Die Antwort ist nein, und der Rechenweg zeigt warum: Die Entfernungspauschale zählt nur die einfache Strecke, die Dienstreisepauschale jeden gefahrenen Kilometer. Bei 23 Kilometern Entfernung ergibt eine Hin- und Rückfahrt als Dienstfahrt 46 × 0,30 = 13,80 Euro, als Arbeitsweg 23 × 0,38 = 8,74 Euro. Ein Wahlrecht besteht ohnehin nicht – welche Regel gilt, folgt aus dem Zweck der Fahrt.
Eine Zwischenform betrifft Beschäftigte ohne erste Tätigkeitsstätte, die auf Weisung täglich denselben Sammelpunkt oder Betriebshof anfahren: Für diese Strecke gilt die Entfernungspauschale, erst die Weiterfahrt ist Dienstfahrt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG). Einzelheiten dazu stehen im Beitrag zur Reisekostenabrechnung.
Alle Beispiele sind frei gewählt; die Sätze sind die Inlandswerte 2026.
| Fall | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Kundendiensttag mit drei Terminen: Betrieb → A 34 km → B 18 km → C 27 km → Betrieb 41 km | 120 km × 0,30 € | 36,00 € steuerfrei |
| 2. Schulung mit dem Motorroller, 43 km einfach, hin und zurück | 86 km × 0,20 € | 17,20 € steuerfrei |
| 3. Monatsabrechnung Außendienst, 14 Dienstfahrten, zusammen 1.286 km | 1.286 km × 0,30 € | 385,80 € steuerfrei |
| 4. Wie Fall 3, Betrieb zahlt laut Reiserichtlinie 0,35 € | 1.286 km × 0,35 € = 450,10 €; davon 1.286 km × 0,05 € | 64,30 € steuerpflichtiger Arbeitslohn |
| 5. Arbeitsweg 23 km einfach, 220 Arbeitstage, 2026 | 23 km × 0,38 € × 220 | 1.922,80 € Werbungskosten |
| 6. Wie Fall 5, Rechtslage 2025 zum Vergleich | (20 × 0,30 € + 3 × 0,38 €) × 220 | 1.570,80 €, also 352,00 € weniger |
Fall 1 zeigt den typischen Fehler im Kundendienst: Wer nur die Entfernung zum entferntesten Kunden notiert, unterschlägt die Teilstrecken dazwischen. Fall 5 und 6 zeigen, dass die Anhebung vor allem kurze Arbeitswege betrifft; ab 21 Kilometern Entfernung ändert sich je Kilometer nichts mehr, die Entlastung bleibt bei 1,60 Euro je Arbeitstag (20 × 0,08 €).
Ein amtliches Formular gibt es nicht. Prüffähig ist eine Abrechnung, wenn sich aus jeder Zeile Zweck, Strecke und Betrag nachvollziehen lassen.
Eine Fahrtkostenabrechnung ist die schlanke Schwester der Reisekostenabrechnung: Sie rechnet nur Kilometer ab, meist gesammelt für einen Monat. Sinnvoll ist ein Kopf mit Name, Personalnummer, Abrechnungszeitraum, Fahrzeug und Kennzeichen, darunter eine Zeile je Fahrt. Das folgende Muster lässt sich in jeder Tabellenkalkulation nachbauen; die Zeilen sind ein frei gewähltes Beispiel.
| Fahrtkostenabrechnung · Kopf | |||
|---|---|---|---|
| Name / Personalnr. | [Name] / [Nr.] | Zeitraum | September 2026 |
| Fahrzeug | privater Pkw, [Kennzeichen] | Kilometersatz | 0,30 € (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG) |
| Kostenstelle | [Kostenstelle] | Vorschuss | 0,00 € |
| Datum | Abfahrt – Rückkehr | Anlass / Auftrag | Start | Ziel(e) | km | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 07.09.2026 | 7:10 – 12:40 | Wartung, Auftrag [Nr.] | Betrieb | Kunde A, [Ort] | 68 | 20,40 € |
| 09.09.2026 | 6:50 – 17:15 | Störungseinsätze, Aufträge [Nr.] | Wohnung | Kunde B → Kunde C → Betrieb | 94 | 28,20 € |
| 15.09.2026 | 8:00 – 16:30 | Schulung Gerätehersteller | Betrieb | Schulungszentrum, [Ort] | 132 | 39,60 € |
| 22.09.2026 | 7:30 – 11:05 | Aufmaß, Angebot [Nr.] | Betrieb | Baustelle, [Adresse] | 46 | 13,80 € |
| Summe (abzüglich Vorschuss 0,00 €) | 340 | 102,00 € | ||||
Darunter folgen Datum, Unterschrift und Freigabe. Was je Spalte zu beachten ist:
In Excel genügt für den Betrag eine Formel wie =F2*0,3 und für die Summe =SUMME(F2:F30); der Satz sollte in einer eigenen Zelle stehen, damit eine Änderung nicht jede Zeile betrifft. Den allgemeinen Aufbau einer Tabellenvorlage mit Zeitformeln zeigt Stundenzettel-Vorlage in Excel oder Word.
Fahrtkostenabrechnung und Stundenzettel beschreiben dieselbe Fahrt – einmal in Kilometern, einmal in Minuten.
Wer dienstlich fährt, hat in der Regel zwei Aufzeichnungen: die Fahrtkostenabrechnung für die Erstattung und den Stundenzettel für die Arbeitszeit. Werden beide getrennt geführt, entstehen Widersprüche, die bei einer Prüfung auffallen – eine Fahrt am 9. September über 94 Kilometer, aber kein Außeneinsatz im Stundenzettel, oder umgekehrt. Am einfachsten ist es, Fahrten im Stundenzettel als eigene Kategorie zu erfassen, getrennt von der Arbeitszeit vor Ort, und die Kilometer in derselben Zeile zu notieren. Dann lässt sich die Fahrtkostenabrechnung am Monatsende aus dem Stundenzettel ableiten.
Ob die Fahrtzeit Arbeitszeit ist, richtet sich nicht nach dem Steuerrecht. Arbeitszeitrechtlich kommt es auf die Beanspruchung an: Wer auf Weisung selbst fährt, arbeitet; wer im Zug sitzt, ohne dass Arbeit verlangt wird, in der Regel nicht. Fahrten zwischen Kunden im Lauf des Arbeitstags sind im Kundendienst typischerweise Teil der Arbeitszeit und gehören nach § 16 Abs. 2 ArbZG und – in den Branchen des § 2a SchwarzArbG und bei Minijobs – nach § 17 MiLoG in die Aufzeichnung. Die Rechtsprechung zu Reisezeit und Vergütung fasst der Beitrag Reisekostenabrechnung zusammen; wie sich Fahrzeiten in Dezimalstunden umrechnen lassen, zeigt Minuten in Dezimal umrechnen. Im Montage- und Servicegeschäft hält der Rapportzettel die Fahrzeit zusätzlich gegenüber dem Kunden fest.
Digital lässt sich das zusammenführen, wenn die Zeiterfassung Fahrten als eigene Buchung kennt. Aplano erfasst Arbeitszeiten per Mitarbeiter-App, im Browser oder an einer Tablet-Stempeluhr, auf Wunsch mit Geofencing, und stellt die Monatswerte als Auswertung und Export bereit. Eine Kilometer- oder Fahrtkostenabrechnung enthält Aplano nicht; die Zeiten dienen als Grundlage, die Kilometer werden weiter über Formular oder Buchhaltung abgerechnet. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten (4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt.) und 14 Tage ohne Kreditkarte testbar; auf Capterra steht Aplano bei 4,8 von 5 (113 Bewertungen), bei OMR Reviews bei 4,7 von 5 (206 Bewertungen), jeweils Stand Juli 2026.
Wer nach „Kilometergeld“ sucht, meint in Deutschland meist die Dienstreisepauschale – in Österreich einen eigenen amtlichen Satz.
In Deutschland ist „Kilometergeld“ kein Gesetzesbegriff. Gemeint ist umgangssprachlich die Erstattung von Dienstfahrten mit dem Privatfahrzeug, also die 0,30 Euro je Kilometer; im Beamtenrecht heißt das Gegenstück Wegstreckenentschädigung. In Österreich ist das amtliche Kilometergeld dagegen ein feststehender Begriff mit eigenen Sätzen: laut Bundesministerium für Finanzen seit 1. Januar 2025 0,50 Euro je Kilometer für den Pkw und 0,15 Euro je Mitfahrer, seit 1. Juli 2025 0,25 Euro für Motorrad und Fahrrad. Für den Pkw kann es für höchstens 30.000 Kilometer im Kalenderjahr steuerfrei ausgezahlt werden. Für Beschäftigte mit Wohnsitz und Arbeitgeber in Deutschland spielen die österreichischen Werte keine Rolle.
Die meisten Korrekturen entstehen durch Vermischung der beiden Pauschalen.
Für Dienstfahrten mit dem eigenen Pkw gelten 2026 unverändert 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, für Motorrad, Motorroller, Moped und andere motorbetriebene Fahrzeuge 0,20 Euro. Grundlage ist § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, der auf die höchste Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes verweist. Für den Arbeitsweg gilt dagegen die Entfernungspauschale von 0,38 Euro je Entfernungskilometer.
Ja. Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 363) beträgt die Entfernungspauschale seit dem 1. Januar 2026 einheitlich 0,38 Euro für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Bis 2025 galten für die ersten 20 Kilometer 0,30 Euro und erst ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro. Angesetzt wird nur die einfache Strecke, einmal je Arbeitstag.
Für Dienstfahrten ja: Nach § 3 Nr. 16 EStG sind Reisekostenerstattungen steuerfrei, soweit sie die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht übersteigen, also bis 0,30 Euro je Kilometer beim Pkw. Zahlt der Arbeitgeber mehr, ist der übersteigende Teil Arbeitslohn. Zuschüsse zum Arbeitsweg sind dagegen nicht steuerfrei; der Arbeitgeber kann sie bis zur Höhe der Entfernungspauschale mit 15 Prozent pauschal versteuern.
Je Fahrt Datum, Anlass oder Auftrag, Start, Ziel und Zwischenziele, die gefahrenen Kilometer, das Fahrzeug mit Kennzeichen sowie der angesetzte Kilometersatz und der Betrag. Dazu kommen Name, Abrechnungszeitraum, Summe, Unterschrift und Freigabe. Ein amtliches Formular gibt es nicht; die Angaben müssen die berufliche Veranlassung und die Kilometerzahl nachvollziehbar machen.
In Deutschland werden beide Begriffe für die Erstattung von Dienstfahrten mit dem Privatfahrzeug verwendet; maßgeblich sind die 0,30 Euro je Kilometer nach Einkommensteuerrecht. In Österreich ist Kilometergeld der amtliche Begriff: Dort gelten seit 2025 0,50 Euro je Kilometer für den Pkw, höchstens für 30.000 Kilometer im Kalenderjahr.
Nein. Für Dienstfahrten mit dem Fahrrad gibt es steuerlich keinen pauschalen Kilometersatz mehr; angesetzt werden können nur die tatsächlichen Kosten. Der Satz von 0,20 Euro gilt für motorbetriebene Fahrzeuge wie Motorrad, Motorroller oder Moped. Die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg gilt dagegen unabhängig vom Verkehrsmittel, also auch für Radfahrer.
Die vollständige Abrechnung einer Dienstreise mit Verpflegung, Übernachtung, Belegen und Fristen steht in Reisekostenabrechnung 2026, die Verpflegungspauschalen im Detail in Verpflegungsmehraufwand 2026. Wie lange Abrechnungen und Stundenzettel aufzubewahren sind, erklärt Stundenzettel aufbewahren.
Quellen und Stand (20. Oktober 2026): § 9 EStG (Entfernungspauschale Abs. 1 Satz 3 Nr. 4, Fahrtkosten Auswärtstätigkeit Nr. 4a) · § 3 Nr. 13 und 16 EStG (steuerfreie Erstattung) · § 9a EStG (Arbeitnehmer-Pauschbetrag) · § 40 Abs. 2 EStG (Pauschalversteuerung 15 %) · § 5 BRKG (Wegstreckenentschädigung) · Steueränderungsgesetz 2025, BGBl. 2025 I Nr. 363 · IHK München: Steuerliches Reisekostenrecht (Kilometersätze) · BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025: Reisekosten 2026 · § 16 ArbZG (Aufzeichnung) · oesterreich.gv.at: Pendlerpauschale und Kilometergeld · Aplano: Zeiterfassung und Preise (abgerufen Juli 2026). Beträge sind Inlandssätze 2026. Steuerinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.