Das PDF ist das häufigste Format für Stundenzettel: Es sieht auf jedem Gerät gleich aus, lässt sich drucken, ausfüllen, mailen und archivieren. Ob es als Nachweis taugt, hängt aber nicht am Dateiformat, sondern daran, was drinsteht, wann es ausgefüllt wurde und wie es abgelegt ist. Hier stehen die Pflichtfelder, ein Muster als Tabelle, der Weg zum ausfüllbaren PDF, die Frage der Unterschrift – und was sich zum 1. Januar 2027 bei der Ablage ändert.
Das PDF ist nur der Träger. Die Anforderungen ergeben sich aus den Aufzeichnungspflichten – und die sind für Papier, PDF und App dieselben.
Eine allgemeine Pflicht, Stundenzettel in einer bestimmten Form zu führen, kennt das deutsche Recht nicht. Es gibt aber mehrere Vorschriften, die festlegen, was aufzuzeichnen ist. Die strengste für den Alltag ist § 17 Abs. 1 MiLoG: Arbeitgeber von Minijobbern nach § 8 Abs. 1 SGB IV und von Beschäftigten in den Wirtschaftsbereichen des § 2a SchwarzArbG – etwa Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Spedition und Logistik – müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Die Aufzeichnung ist spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags zu erstellen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für Minijobs in Privathaushalten (§ 8a SGB IV) gilt die Pflicht nicht. Wer genau betroffen ist, steht in Stundenzettel-Pflicht: Wer Arbeitszeiten aufzeichnen muss.
Daneben verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG von allen Arbeitgebern, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Nachweise zwei Jahre aufzubewahren. Und seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) gilt: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst werden. Eine bestimmte Form – Papier, Tabelle oder elektronisches System – schreibt das Gericht nicht vor. Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 würde die elektronische Erfassung grundsätzlich vorschreiben; geltendes Recht ist das bislang nicht.
Für das PDF folgt daraus: Es muss die Pflichtangaben vollständig, lesbar und eindeutig einer Person und einem Tag zuordenbar enthalten. Ob die Zeiten von Hand eingetragen, am Bildschirm in Formularfelder getippt oder aus einem Zeiterfassungssystem exportiert wurden, ist rechtlich zweitrangig – praktisch entscheidet es aber über Fehlerquote, Aufwand und Beweiswert. Was über die Pflicht hinaus sinnvoll ist (Pausen, Projekt, Abwesenheiten, Summen), behandelt Stundenzettel: Pflichtangaben und Aufbau.
„Stundenzettel PDF“ meint im Alltag drei sehr verschiedene Dinge. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wer rechnet und wie leicht sich Einträge nachträglich ändern lassen.
| Variante | So entsteht der Nachweis | Stärken | Schwächen |
|---|---|---|---|
| Druck-PDF (leeres Formular zum Ausdrucken) | Ausdrucken, von Hand ausfüllen, unterschreiben, abheften oder einscannen | funktioniert ohne Technik; Unterschrift direkt auf dem Blatt; Änderungen sichtbar | Summen von Hand, Lesefehler beim Übertragen; ab 2027 Scan für die Entgeltunterlagen nötig |
| Ausfüllbares PDF-Formular | Felder am PC, Tablet oder Smartphone ausfüllen, speichern, per Mail senden | sauber lesbar; keine Software-Lizenz nötig; einheitliches Layout | Berechnungen in Formularfeldern laufen nicht in jedem PDF-Programm; Werte bleiben änderbar, bis die Datei „abgeflacht“ wird |
| PDF-Export aus der Zeiterfassung | Zeiten werden in App, Browser oder am Terminal gestempelt; das PDF ist ein Monatsauszug | Summen, Pausen und Salden rechnet das System; Zeitpunkt der Erfassung protokolliert; Export je Person und Monat | Kosten je Mitarbeiter; Einführung und Regeln für Korrekturen nötig |
Für Kleinstbetriebe mit wenigen Aushilfen ist ein Druck- oder Formular-PDF oft ausreichend, solange jemand die Sieben-Tage-Frist überwacht. Ab etwa einer Handvoll Beschäftigter mit wechselnden Zeiten wird der Monatsabschluss zum Engpass: Jedes PDF muss geöffnet, geprüft, nachgerechnet und in die Lohnabrechnung übertragen werden. Dort entstehen die meisten Fehler – nicht beim Ausfüllen selbst. Wie die Rechnung mit Industrie- bzw. Dezimalstunden funktioniert, zeigt Minuten in Dezimal umrechnen.
Ein brauchbares PDF passt auf eine DIN-A4-Seite im Querformat: Kopfbereich, eine Zeile je Kalendertag, Summenblock, Bestätigung.
| Bereich | Feld | Hinweis |
|---|---|---|
| Kopf | Arbeitgeber, Name der beschäftigten Person, Personalnummer, Monat/Jahr | eindeutige Zuordnung; ab 2027 Grundlage für den Dateinamen |
| Kopf | vereinbarte Arbeitszeit (Stunden je Woche oder Monat) | Grundlage für Über- und Minusstunden |
| Tageszeile | Datum, Wochentag | alle Kalendertage vorgeben, freie Tage mit „–“ markieren statt leer lassen |
| Tageszeile | Beginn, Ende (hh:mm) | Pflicht nach § 17 MiLoG; bei geteiltem Dienst zwei Zeilen oder zweites Zeitpaar |
| Tageszeile | Pause (Minuten) | keine Pflichtangabe nach MiLoG, aber nötig, um die Dauer nachvollziehbar zu machen und § 4 ArbZG zu belegen |
| Tageszeile | Dauer (Stunden) | Pflicht nach § 17 MiLoG; einheitlich als hh:mm oder Dezimal, nie gemischt |
| Tageszeile | Abwesenheit (Urlaub, krank, Feiertag) | Kürzel mit Legende, z. B. U, K, F |
| Tageszeile | Tätigkeit/Projekt/Einsatzort (optional) | nur, wenn für Abrechnung oder Kundenbeleg nötig |
| Summen | Summe Ist-Stunden, Soll-Stunden, Differenz | im Formular-PDF besser außerhalb der Felder prüfen (siehe unten) |
| Bestätigung | Datum und Unterschrift beschäftigte Person, Datum und Kürzel Vorgesetzte | gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber für den Beweiswert sinnvoll |
Zwei Gestaltungsregeln verhindern die häufigsten Probleme. Erstens: Uhrzeiten und Dauer in getrennten Spalten. Wer nur die Dauer notiert, erfüllt § 17 MiLoG nicht, weil Beginn und Ende fehlen. Zweitens: alle Tage des Monats vorgeben. Leere Zeilen lassen offen, ob an einem Tag nicht gearbeitet oder nur nichts eingetragen wurde; nachträgliche Einträge in Lücken sind ein klassischer Streitpunkt. Wie viel ein Stundenzettel im Streit über Überstunden wert ist, beschreibt Überstunden nachweisen.
Wer ein eigenes Formular will, braucht keine teure Software. Wichtig ist, die Felder bewusst anzulegen – sie entstehen nicht automatisch beim Speichern als PDF.
Der häufigste Irrtum: Eine Tabelle in Word oder Excel wird „als PDF gespeichert“ und soll dann am Bildschirm ausfüllbar sein. Das funktioniert in der Regel nicht. Der normale PDF-Export erzeugt eine Druckvorlage; Formularfelder aus Word gehen dabei typischerweise verloren. Ausfüllbare Felder entstehen auf zwei Wegen:
Drei Punkte entscheiden darüber, ob das Formular im Alltag funktioniert:
Eine Unterschrift unter dem Stundenzettel verlangt weder das Mindestlohngesetz noch das Arbeitszeitgesetz. Sie ist eine Frage des Beweises, nicht der Gültigkeit.
Weil für Stundenzettel keine Schriftform vorgeschrieben ist, muss eine elektronische Unterschrift keine bestimmte Qualität haben. Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 unterscheidet drei Stufen: die einfache elektronische Signatur (etwa ein eingefügtes Unterschriftsbild oder ein getippter Name), die fortgeschrittene Signatur, die eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet ist und spätere Änderungen erkennbar macht, und die qualifizierte elektronische Signatur auf Basis eines qualifizierten Zertifikats. Nach Art. 25 Abs. 1 eIDAS darf keiner elektronischen Signatur die Rechtswirkung oder die Zulässigkeit als Beweismittel allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist; nur die qualifizierte Signatur steht nach Art. 25 Abs. 2 der handschriftlichen Unterschrift gleich.
| Form | Typisches Beispiel | Beweiswert vor Gericht | Für Stundenzettel |
|---|---|---|---|
| Handschriftlich auf Papier | Unterschrift auf dem ausgedruckten Monatsblatt | Privaturkunde (§ 416 ZPO): beweist, dass die Erklärung vom Unterzeichner stammt – nicht, dass die Zeiten stimmen | üblich; ab 2027 zusätzlich einscannen |
| Eingescanntes Papier | PDF-Scan des unterschriebenen Blatts | Augenscheinsobjekt, freie Beweiswürdigung (§ 371, § 286 ZPO); Original bis zum Abschluss der Betriebsprüfung aufheben (§ 9 Abs. 5 BVV) | Standardweg für Papierzettel ab 2027 |
| Einfache elektronische Signatur | Unterschriftsbild per „Ausfüllen und unterschreiben“, getippter Name, Freigabe per Mail | freie Beweiswürdigung; zulässig, aber leicht angreifbar | ausreichend, wenn Absender und Zeitpunkt nachvollziehbar sind |
| Fortgeschrittene Signatur | Zertifikatsbasierte Signatur im PDF, Änderungen nach dem Signieren werden angezeigt | freie Beweiswürdigung, aber Integrität prüfbar | sinnvoll bei Kundenbestätigungen und strittigen Fällen |
| Qualifizierte Signatur | Signatur über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter | wie eine Privaturkunde; Anschein der Echtheit (§ 371a Abs. 1 ZPO) | für Stundenzettel in der Regel überdimensioniert |
In der Praxis ist eine andere Frage wichtiger als die Signaturstufe: Wann wurde der Stundenzettel erstellt? Ein PDF, das am Monatsende in einem Zug ausgefüllt wird, erfüllt die Sieben-Tage-Frist des § 17 MiLoG nicht – ganz gleich, wie es unterschrieben ist. Bei Formular-PDFs, die wöchentlich per Mail an die Personalverantwortlichen gehen, dokumentiert der Mailzeitstempel die Zeitnähe. Bei Zeiterfassungssystemen übernimmt das der Zeitstempel der Buchung. Was der Kunde mit seiner Unterschrift unter einem Leistungsbeleg anerkennt, ist eine eigene Frage; sie behandelt der Beitrag Rapportzettel.
Diese Änderung betrifft vor allem Betriebe, die Stundenzettel noch auf Papier im Ordner sammeln. Sie folgt nicht aus dem Arbeitszeitrecht, sondern aus dem Sozialversicherungsrecht.
Seit 2022 verlangt die Beitragsverfahrensverordnung, dass bestimmte Unterlagen „in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“ sind (§ 8 Abs. 2 BVV). Nummer 13 der Liste nennt ausdrücklich die Aufzeichnungen nach § 19 Abs. 1 AEntG und nach § 17 Abs. 1 MiLoG – also genau die Stundenzettel für Minijobber und die Branchen des § 2a SchwarzArbG. Bisher konnten sich Arbeitgeber davon auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Diese Möglichkeit ist nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV bis zum 31. Dezember 2026 befristet. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische Führung damit für alle Arbeitgeber, auch für bisher befreite Betriebe; eine rückwirkende Digitalisierung älterer Unterlagen aus dem Befreiungszeitraum ist nach Auskunft der IHK Ostthüringen nicht zwingend.
| Frage | Regel | Grundlage |
|---|---|---|
| Welche Stundenzettel? | Aufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 MiLoG und § 19 Abs. 1 AEntG | § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV |
| Ab wann für alle? | 1. Januar 2027; Befreiung nur bis 31. Dezember 2026 möglich | § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV |
| Was passiert mit Papierzetteln? | in ein elektronisches Format umwandeln, z. B. als PDF einscannen | § 9 Abs. 5 BVV |
| Muss das Papieroriginal aufbewahrt werden? | ja, bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung, soweit keine längere Frist gilt | § 9 Abs. 5 BVV |
| Wie müssen die Dateien vorliegen? | jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar; auf Anforderung als eigene Datei je Dokumentenart, Person und Zeitraum | § 9 Abs. 5 BVV; IHK Ostthüringen (Stand 30.09.2026) |
| Wie lange aufbewahren? | mindestens zwei Jahre nach § 17 MiLoG; als Entgeltunterlage bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung | § 17 Abs. 1 MiLoG; § 28f Abs. 1 SGB IV |
Für die Praxis bedeutet das: Wer bisher Papierstundenzettel im Ordner sammelt, braucht ab Januar 2027 einen festen Scan- und Ablageschritt – sinnvollerweise direkt nach der monatlichen Prüfung. Bewährt hat sich ein einheitliches Dateinamen-Schema wie 2027-01_Stundenzettel_Mustermann-Anna_PNr-0042.pdf, ein PDF je Person und Monat und ein Ablageort, auf den Lohnbüro oder Steuerberatung bei der Betriebsprüfung zugreifen können. Wer die Zeiten ohnehin digital erfasst, erfüllt die Anforderung mit dem monatlichen PDF-Export, sofern er je Person und Zeitraum vorliegt. Welche Fristen für die übrigen Nachweise gelten, steht in Aufbewahrungsfrist Stundenzettel.
Das PDF ist ein gutes Ablageformat, aber ein schwaches Erfassungswerkzeug.
Als Monatsbeleg, für die Lohnabrechnung und für die Betriebsprüfung ist das PDF ideal: unveränderliche Darstellung, überall lesbar, als PDF/A langfristig archivierbar. Als Werkzeug für die tägliche Erfassung hat es drei strukturelle Schwächen. Es erinnert niemanden an fehlende Einträge, es prüft keine Pausen- oder Ruhezeiten, und es liefert keine Daten, die sich ohne Abtippen weiterverarbeiten lassen. Je mehr Beschäftigte, Standorte oder Schichtmodelle, desto stärker fallen diese Schwächen ins Gewicht – und desto häufiger wird aus dem „ausfüllbaren PDF“ in Wahrheit ein am Monatsende rekonstruierter Zettel.
Eine Zeiterfassungs-App dreht die Reihenfolge um: Erfasst wird am Arbeitstag, das PDF entsteht am Ende als Auszug. Aplano etwa erfasst Arbeitszeiten per Mitarbeiter-App, im Browser oder über ein Tablet als Stempeluhr mit RFID oder Fingerabdruck, weist auf Pausen- und Ruhezeitkonflikte nach dem ArbZG hin und stellt Auswertungen und Exporte bereit. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten (4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Stand Juli 2026) und 14 Tage ohne Kreditkarte testbar. Für zwei Aushilfen mit festen Zeiten bleibt ein sauber gestaltetes PDF trotzdem eine vertretbare Lösung. Wie der Wechsel organisiert wird, beschreibt Vom Papier-Stundenzettel zur App.
Die meisten Mängel fallen erst bei einer Prüfung oder im Streitfall auf – dann lassen sie sich nicht mehr beheben.
Ja. Weder das Mindestlohngesetz noch das Arbeitszeitgesetz schreiben eine bestimmte Form vor. Entscheidend ist, dass die Pflichtangaben enthalten sind – nach § 17 Abs. 1 MiLoG Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit –, dass die Aufzeichnung spätestens am siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag vorliegt und mindestens zwei Jahre aufbewahrt wird. Ab dem 1. Januar 2027 ist die elektronische Ablage, etwa als PDF, für diese Aufzeichnungen sogar der Regelfall.
Gesetzlich nicht. Eine Unterschrift der beschäftigten Person und ein Kürzel der vorgesetzten Person verbessern aber den Beweiswert, weil sie zeigen, dass beide Seiten die Zeiten zur Kenntnis genommen haben. Im PDF genügt dafür in der Regel eine einfache elektronische Signatur oder eine Freigabe per Mail; eine qualifizierte elektronische Signatur ist für Stundenzettel nicht erforderlich.
Mit LibreOffice Writer lassen sich Textfelder über die Formular-Steuerelemente in eine Tabelle setzen und über den PDF-Export mit der Option „PDF-Formular erzeugen“ als ausfüllbares PDF speichern. Alternativ wird eine Druckvorlage aus Word oder Excel als PDF exportiert und in einem PDF-Editor mit Formularfunktion mit Feldern versehen. Das bloße Speichern einer Word-Tabelle als PDF erzeugt in der Regel keine ausfüllbaren Felder.
Technisch ja, über Berechnungsskripte in den Formularfeldern. Diese werden aber nicht von jedem PDF-Programm ausgeführt, besonders auf Smartphones und in Browser-Viewern bleiben Summen oft leer oder falsch. Sicherer ist es, im PDF nur Beginn, Ende und Pause erfassen zu lassen und Dauer und Monatssumme bei der Prüfung oder in einer Tabellenkalkulation zu berechnen.
Die Aufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 MiLoG gehören nach § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen. Die Möglichkeit, sich davon befreien zu lassen, endet am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Papierzettel daher eingescannt werden, zum Beispiel als PDF je Person und Monat. Das Papieroriginal ist nach § 9 Abs. 5 BVV bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung aufzubewahren.
Nach § 17 Abs. 1 MiLoG und § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre. Als Entgeltunterlagen sind sie nach § 28f Abs. 1 SGB IV bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung der Rentenversicherung folgt. Dienen sie zugleich als Beleg für eine Rechnung, können steuerliche Fristen von bis zu acht Jahren hinzukommen. Die Dateien müssen während der Frist lesbar bleiben; PDF/A ist dafür das geeignete Format.
Welche Felder ein Stundenzettel unabhängig vom Format braucht, steht in Stundenzettel: Pflichtangaben und Aufbau; wie eine Vorlage in Excel richtig rechnet, in Stundenzettel-Vorlage in Excel oder Word. Was bei Minijobbern konkret zu dokumentieren ist, zeigt Stundenzettel bei Minijob und Aushilfen, die Fristen im Überblick Aufbewahrungsfrist Stundenzettel.
Quellen und Stand (12. November 2026): § 17 MiLoG (Aufzeichnungspflicht, sieben Kalendertage, zwei Jahre) · § 16 ArbZG (Aufzeichnung über acht Stunden) · § 4 ArbZG (Ruhepausen) · BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung) · § 8 BVV (Entgeltunterlagen, Abs. 2 Nr. 13, Abs. 3) · § 9 BVV (Umwandlung von Papierdokumenten, Aufbewahrung der Originale) · § 28f SGB IV (Aufbewahrung der Entgeltunterlagen) · IHK Ostthüringen: Ab 2027 werden digitale Entgeltunterlagen zur Pflicht (Stand 30.09.2026) · Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS), Art. 3 und 25 · § 371a ZPO (Beweiskraft elektronischer Dokumente) · § 416 ZPO (Privaturkunden) · LibreOffice-Hilfe: PDF-Export, PDF-Formular erzeugen · Aplano: Zeiterfassung und Preise (abgerufen Juli 2026). Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.