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Arbeitsbericht: Vorlage, Pflichtangaben und ausgefülltes Beispiel

Der Arbeitsbericht ist im Kundendienst und in der Montage das Bindeglied zwischen Einsatz und Rechnung. Welche Felder er braucht, woher die „Pflichtangaben“ eigentlich kommen und wie aus einem ausgefüllten Bericht eine prüffähige Rechnung wird.

Von Dr. Katharina Müller · 7. November 2026 · Quellen am Seitenende

Kurz beantwortet
Ein Arbeitsbericht hält fest, welche Leistung ein Handwerks-, Service- oder Montagebetrieb bei einem Kunden erbracht hat: Datum, Einsatzort, Personen, Arbeitszeit vor Ort, Anfahrt, Material, Tätigkeit und die Bestätigung des Kunden. Ein gesetzliches Formular gibt es nicht; die Pflichtangaben ergeben sich aus dem, was die Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG), der Privatkunde für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG und im Bauvertrag § 15 Abs. 3 VOB/B verlangen. Im VOB-Vertrag muss der Auftraggeber eingereichte Stundenlohnzettel spätestens sechs Werktage nach Zugang zurückgeben, sonst gelten sie als anerkannt. Als Rechnungsgrundlage ist der Arbeitsbericht Buchungsbeleg und acht Jahre aufzubewahren (§ 147 AO, § 257 HGB). Den Stundenzettel ersetzt er nicht.

Welcher Arbeitsbericht gemeint ist

„Arbeitsbericht“ ist kein Rechtsbegriff. Hinter dem Wort stehen mindestens vier verschiedene Dokumente – und nur eines davon ist Thema dieses Beitrags.

Im Handwerk, im technischen Kundendienst und in der Montage ist der Arbeitsbericht der Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden: Der Monteur füllt ihn am Ende des Einsatzes aus, der Kunde zeichnet ab, das Büro schreibt daraus die Rechnung. In anderen Zusammenhängen meint dasselbe Wort etwas anderes. Die folgende Übersicht hilft beim Einordnen.

Wer „Arbeitsbericht“ sagt …meint meistFrage, die das Dokument beantwortetMehr dazu
Kundendienst, SHK, Elektro, MontageLeistungsnachweis je EinsatzWas wurde für diesen Kunden getan und was kostet es?dieser Beitrag; Rechtsfragen der Unterschrift im Rapportzettel
Bauleitung, VOB-VertragStundenlohnzettel, RegieberichtWelche Stundenlohnarbeiten sind angefallen?Stundennachweis und Regiebericht
Agentur, Freelancer, FörderprojektTätigkeitsnachweisWer hat im Zeitraum woran wie lange gearbeitet?Tätigkeitsnachweis
AusbildungWochenbericht im BerichtsheftWas hat die oder der Auszubildende gelernt?Berichtsheft

Der Wochenbericht im Berichtsheft folgt eigenen Regeln aus dem Berufsbildungsgesetz und hat mit Abrechnung nichts zu tun; er wird hier nicht weiter behandelt. Zwischen Arbeitsbericht und Rapportzettel gibt es dagegen keinen sachlichen Unterschied – „Rapport“ ist im Süden und in der Schweiz üblicher, „Arbeitsbericht“ im Kundendienst. Was die Unterschrift des Kunden rechtlich bewirkt, behandelt der Beitrag zum Rapportzettel ausführlich; hier geht es um Aufbau, Beispiel und den Weg zur Rechnung.

Woher die Pflichtangaben kommen

Kein Gesetz sagt, was auf einem Arbeitsbericht stehen muss. Trotzdem gibt es Pflichtangaben – sie kommen von den Dokumenten, die auf dem Bericht aufbauen.

Wer fragt, was in einen Arbeitsbericht gehört, sollte von hinten denken: Welche Unterlagen entstehen später aus ihm, und was verlangen diese? Vier Anforderungen bestimmen das Formular.

1. Die Rechnung. Eine ordnungsgemäße Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 und 6 UStG Umfang und Art der sonstigen Leistung sowie den Zeitpunkt der Leistung angeben. Der Arbeitsbericht liefert beides: was gemacht wurde und an welchem Tag. Bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück muss die Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG auch Privatkunden innerhalb von sechs Monaten erteilt werden und nach Nr. 9 einen Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht enthalten. Wie eine Rechnung auf einen beigefügten Nachweis verweisen kann, steht im Beitrag zum Tätigkeitsnachweis.

2. Die Steuerermäßigung des Privatkunden. Für Handwerkerleistungen im Haushalt ermäßigt sich die Einkommensteuer nach § 35a Abs. 3 EStG um 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens um 1.200 Euro im Jahr. Begünstigt sind nur Arbeitskosten; dazu zählen nach dem BMF-Anwendungsschreiben vom 9. November 2016 (Rdnr. 39) ausdrücklich auch die in Rechnung gestellten Maschinen- und Fahrtkosten, nicht aber das Material. Der Anteil der Arbeitskosten muss sich aus der Rechnung ermitteln lassen (Rdnr. 40); eine Schätzung durch den Kunden ist nicht zulässig. Voraussetzung ist außerdem die Zahlung auf das Konto des Betriebs (§ 35a Abs. 5 EStG). Für den Arbeitsbericht heißt das: Arbeitszeit, Anfahrt und Material gehören in getrennte Zeilen, sonst lässt sich die Rechnung nicht sauber aufteilen.

3. Der Bauvertrag nach VOB/B. Ist die VOB/B vereinbart, verlangt § 15 Abs. 3 Listen über die geleisteten Arbeitsstunden und den besonders zu vergütenden Aufwand für Stoffe, Geräte, Frachten und Sonderkosten. Ein Arbeitsbericht, der diese Positionen ausweist, ist zugleich Stundenlohnzettel im Sinne der VOB/B.

4. Der Beweis im Streitfall. Ein vom Kunden unterschriebener Bericht ist eine Privaturkunde. Nach § 416 ZPO beweist sie zunächst nur, dass die Erklärung vom Unterzeichner stammt; ob der Inhalt stimmt, würdigt das Gericht frei. Die Rechtsprechung sieht in der Abzeichnung aber in der Regel ein Anerkenntnis von Art und Umfang der Leistung – mit der Folge, dass der Kunde Fehler beweisen muss. Die Einzelheiten und Grenzen stehen im Beitrag zum Rapportzettel.

Vorlage: die Felder eines Arbeitsberichts

Aus den vier Anforderungen ergibt sich ein Formular mit fünf Blöcken. Die rechte Spalte zeigt, wer das jeweilige Feld braucht.

BlockFeldGebraucht fürHinweis
KopfBerichtsnummer, Datum des EinsatzesRechnung (Leistungszeitpunkt), Belegordnungfortlaufend nummerieren, damit fehlende Berichte auffallen
KopfKunde, Auftrags- oder AngebotsnummerZuordnung zur Preisabredeverbindet den Bericht mit Stundensatz und Anfahrtsregel
KopfEinsatzort, Anlage oder GerätRechnung, § 35a EStG (Leistung im Haushalt)bei Geräten Typ und Seriennummer
ZeitName je Mitarbeiter, Beginn und Ende vor Ort, PauseRechnung, Beweis, VOB/BUhrzeiten statt nur einer Summe – die Summe wird so prüfbar
ZeitAnfahrt als eigene Zeile (Zeit, km oder Pauschale)§ 35a EStG, Preisabredenur berechenbar, wenn vereinbart; getrennt ausgewiesen ist sie begünstigt und verhandelbar
LeistungTätigkeitsbeschreibung, Messwerte, ErgebnisRechnung (Art und Umfang), Akzeptanz beim Kundenkurz, konkret, in der Sprache des Kunden
MaterialArtikel, Menge, EinheitRechnung, Trennung von den Arbeitskostenvor Ort eintragen, nicht nachträglich im Büro
MaterialGeräte und Maschinen mit EinsatzdauerRechnung, § 35a EStG (Maschinenkosten)z. B. Kernbohrgerät, Hubarbeitsbühne
AbschlussStatus: erledigt, offen, FolgeterminDisposition, Abnahmeoffene Punkte benennen, nicht verschweigen
AbschlussAbnahme ja/nein, Vorbehalte§ 640 BGBnur ausfüllen, wenn tatsächlich abgenommen werden soll
AbschlussOrt, Datum, Name in Druckschrift, Unterschrift Kunde und MonteurBeweis, Anerkenntnisder Name in Druckschrift klärt später, wer unterschrieben hat

Zwei Regeln machen aus dieser Liste ein brauchbares Formular. Erstens: ein Bericht je Einsatz, ausgefüllt vor Ort und vor der Abfahrt. Ein Bericht, der abends im Fahrzeug aus dem Gedächtnis entsteht, verliert genau den Wert, für den er gemacht ist. Zweitens: Zeit, Anfahrt und Material nie in einer Summe. Die getrennte Erfassung kostet am Einsatzort zwanzig Sekunden und erspart im Büro die Rückfrage.

Papier oder digital? Für den Arbeitsbericht gibt es keine Formvorschrift. Ein Durchschreibesatz mit Kopie für den Kunden genügt ebenso wie ein Formular auf dem Tablet mit Unterschrift auf dem Bildschirm. Entscheidend sind Zeitnähe, Lesbarkeit und dass der Kunde eine Kopie erhält.

Ausgefülltes Beispiel: Thermenwartung beim Privatkunden

Ein typischer Kundendiensteinsatz eines SHK-Betriebs, vom Arbeitsbericht bis zur Rechnung. Alle Werte – Stundensatz, Pauschale, Materialpreise – sind selbst gewählte Annahmen.

Ausgangslage: Ein Hausbesitzer meldet eine Störung seiner Gastherme. Laut Auftragsbestätigung gelten ein Stundensatz von 68,00 € netto, minutengenau abgerechnet, und eine Anfahrtspauschale von 39,00 € netto. Der Monteur ist am Donnerstag, 5. November 2026, vor Ort.

FeldEintrag
Berichtsnummer / DatumAB-2026-1187 · Do., 05.11.2026
Kunde / AuftragPrivatkunde, Kundennummer 40213 · Auftrag 26-0915 (Störung Therme)
Einsatzort / GerätEinfamilienhaus, Heizraum Keller · Gas-Brennwerttherme, Seriennummer laut Typenschild
MitarbeiterJ. Weber, Anlagenmechaniker
AnfahrtPauschale laut Auftrag (Abfahrt Betrieb 08:10, Ankunft 08:35)
Zeit vor Ort08:35–10:50, keine Pause = 2:15 h = 2,25 h
TätigkeitStörungssuche (Zündfehler), Zündelektrode getauscht, Brenner gereinigt, Brennerdichtung erneuert, Abgaswerte gemessen, Probelauf über 15 Min. ohne Störung
Material1 St. Zündelektrode (38,90 €) · 1 St. Dichtungssatz Brenner (21,80 €)
Gerätekeine gesondert berechneten
Statuserledigt; Hinweis: Wartung seit 2023 nicht durchgeführt, Angebot Wartungsvertrag gewünscht
Bestätigung„Arbeitszeit, Material und ausgeführte Arbeiten bestätigt.“ Name in Druckschrift, Unterschrift Kunde, Unterschrift Monteur, 05.11.2026, 10:52

Aus diesem Bericht ergibt sich die Rechnung ohne Rückfrage:

PositionRechnungnettodavon § 35a EStG begünstigt
Arbeitszeit2,25 h × 68,00 €153,00 €ja (Arbeitskosten)
AnfahrtPauschale39,00 €ja (Fahrtkosten)
Material38,90 € + 21,80 €60,70 €nein
Summe netto252,70 €
Umsatzsteuer 19 %48,01 €
Rechnungsbetrag300,71 €Arbeits- und Fahrtkosten brutto 228,48 €

Weist die Rechnung die 228,48 € Arbeits- und Fahrtkosten einschließlich Umsatzsteuer gesondert aus und überweist der Kunde den Betrag, kann er nach § 35a Abs. 3 EStG 20 Prozent davon, also 45,70 €, von seiner Einkommensteuer abziehen. Hätte der Monteur nur „2,5 h inkl. Anfahrt, Material lt. Verbrauch“ notiert, wäre diese Aufteilung nicht mehr belegbar gewesen – und der Kunde hätte eine Rechnung mit Nachfrage zurückgeschickt.

Der Bericht zeigt außerdem eine Lücke, die auf keiner Rechnung auftaucht: Der Monteur war von 08:10 bis mindestens 10:52 im Einsatz, berechnet wurden 2,25 Stunden. Die Fahrzeit vom Betrieb ist in aller Regel Arbeitszeit und gehört auf den Stundenzettel, auch wenn sie dem Kunden pauschal berechnet wird. Wie solche unproduktiven Anteile in einen auskömmlichen Stundensatz einfließen, rechnet der Beitrag Stundenverrechnungssatz berechnen durch.

Arbeitsbericht im VOB-Vertrag: Fristen nach § 15 VOB/B

Im Bauvertrag mit vereinbarter VOB/B wird aus dem Arbeitsbericht ein Stundenlohnzettel – mit Fristen, die beide Seiten binden.

Stundenlohnarbeiten werden nach § 2 Abs. 10 VOB/B nur vergütet, wenn sie vor ihrem Beginn ausdrücklich als solche vereinbart worden sind. § 15 Abs. 3 VOB/B regelt dann den Nachweis:

SchrittRegelFundstelle
AnzeigeDie Ausführung von Stundenlohnarbeiten ist dem Auftraggeber vor Beginn anzuzeigen.§ 15 Abs. 3 Satz 1
EinreichungStundenlohnzettel sind, wenn nichts anderes vereinbart ist, je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich einzureichen.§ 15 Abs. 3 Satz 2
RückgabeDer Auftraggeber gibt die bescheinigten Zettel unverzüglich zurück, spätestens innerhalb von sechs Werktagen nach Zugang; Einwendungen kann er auf dem Zettel oder gesondert schriftlich erheben.§ 15 Abs. 3 Satz 3 und 4
FiktionNicht fristgemäß zurückgegebene Stundenlohnzettel gelten als anerkannt.§ 15 Abs. 3 Satz 5
RechnungStundenlohnrechnungen sind alsbald nach Abschluss der Arbeiten, längstens in Abständen von vier Wochen einzureichen.§ 15 Abs. 4
Fehlender NachweisBei Zweifeln wegen nicht rechtzeitig vorgelegter Zettel kann der Auftraggeber eine Vergütung nach dem wirtschaftlich vertretbaren Aufwand verlangen.§ 15 Abs. 5

Praktisch folgt daraus: Der Arbeitsbericht auf der Baustelle sollte täglich entstehen und nachweisbar übergeben werden – mit Datum des Zugangs, etwa per E-Mail an die Bauleitung. Nur dann läuft die Sechs-Werktage-Frist. Außerhalb der VOB/B, also beim normalen Werkvertrag nach BGB, gibt es diese Anerkenntnisfiktion nicht (BGH, Urteil vom 28.05.2009 – VII ZR 74/06); dort zählt allein, ob der Kunde unterschrieben hat oder der Aufwand anders bewiesen werden kann. Die Abgrenzung von Stundenlohnzettel und Arbeitszeitnachweis vertieft der Beitrag Stundenzettel, Stundennachweis, Regiebericht.

Abnahme und Kostenanschlag: zwei Felder mit Rechtsfolgen

Zwei Situationen machen aus einer Notiz auf dem Arbeitsbericht ein rechtlich wirksames Dokument – wenn man sie bewusst nutzt.

Abnahme. Die Unterschrift unter Stunden und Material ist keine Abnahme des Werks. Soll der Arbeitsbericht zugleich Abnahmeprotokoll sein, muss das ausdrücklich darauf stehen, etwa als Feld „Leistung abgenommen: ja/nein“. Die Abnahme hat Gewicht: Nach § 640 Abs. 3 BGB verliert der Kunde bestimmte Mängelrechte, wenn er ein Werk trotz bekannten Mangels vorbehaltlos abnimmt – deshalb gehört eine Zeile für Vorbehalte dazu. Verweigert der Kunde die Abnahme nicht unter Angabe mindestens eines Mangels innerhalb einer gesetzten angemessenen Frist, gilt das Werk nach § 640 Abs. 2 BGB als abgenommen; bei Verbrauchern nur, wenn der Betrieb zusammen mit der Aufforderung in Textform auf diese Folge hingewiesen hat.

Kostenanschlag. Hat der Betrieb einen Kostenanschlag abgegeben und zeigt sich vor Ort, dass er wesentlich überschritten wird, muss er den Kunden nach § 649 Abs. 2 BGB unverzüglich informieren. Der Kunde kann dann kündigen (§ 649 Abs. 1 BGB). Der Arbeitsbericht ist der natürliche Ort, diese Information festzuhalten: „Kunde am 05.11. um 09:40 über voraussichtliche Mehrkosten informiert, Fortsetzung beauftragt“ – mit Unterschrift. Eine solche Zeile ist im Streit mehr wert als jede spätere Erinnerung.

Abgrenzung: fünf Belege, fünf Zwecke

Die Formulare sehen sich ähnlich, ihre Adressaten unterscheiden sich. Diese Tabelle zeigt, was der Arbeitsbericht leistet und was nicht.

BelegBezugsgrößeAdressatRechtsgrundlage
ArbeitsberichtEinsatz beim KundenKunde, BuchhaltungWerkvertrag (§§ 631 ff. BGB), Rechnung nach § 14 UStG
RapportzettelEinsatz beim KundenKunde, Buchhaltungwie Arbeitsbericht; regional anderer Name
Regiebericht / StundenlohnzettelBauvorhabenAuftraggeber, Bauleitung§ 15 VOB/B, wenn vereinbart
TätigkeitsnachweisPerson und ZeitraumKunde, Entleiher, ZuwendungsgeberVertrag, Förderbedingungen
StundenzettelPerson und KalendertagArbeitgeber, Zoll§ 17 MiLoG, § 16 Abs. 2 ArbZG

Der wichtigste Unterschied liegt zwischen der ersten und der letzten Zeile. Der Arbeitsbericht weist aus, was einem Kunden berechnet wird. Der Stundenzettel weist aus, wie lange eine beschäftigte Person insgesamt gearbeitet hat – einschließlich Fahrten ab Betrieb, Lager, Werkstatt und Wartezeiten. In den Branchen des § 2a SchwarzArbG, zu denen das Baugewerbe gehört, verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit binnen sieben Tagen und die Aufbewahrung für zwei Jahre. Ein Stapel Arbeitsberichte erfüllt diese Pflicht nicht. Was im Handwerk konkret gilt, steht in Stundenzettel im Handwerk und auf der Baustelle.

Aufbewahrung: acht Jahre als Buchungsbeleg

Eine eigene Frist für Arbeitsberichte gibt es nicht. Sie ergibt sich aus der Funktion des Berichts.

Funktion des ArbeitsberichtsFristGrundlage
Grundlage oder Anlage einer Rechnung (Buchungsbeleg)8 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB
zugleich Arbeitszeitaufzeichnungmindestens 2 Jahre§ 17 Abs. 1 MiLoG, § 16 Abs. 2 ArbZG
beim Privatkunden (Grundstücksbezug)2 Jahre für Rechnung oder andere beweiskräftige Unterlage§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG
Beweis für Gewährleistungpraktisch bis Ende der Mängelverjährung§ 634a BGB

Die Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Ein Arbeitsbericht vom 5. November 2026 ist als Buchungsbeleg also bis Ende 2034 aufzubewahren. Die längste anwendbare Frist gewinnt. Wie sich die Fristen für Zeitnachweise überlagern, erklärt Aufbewahrungsfrist für Stundenzettel.

Arbeitsbericht und Stundenzettel aus einer Erfassung

Wer Arbeitsbericht und Stundenzettel getrennt auf Papier führt, schreibt dieselben Uhrzeiten zweimal – und erzeugt zuverlässig Abweichungen.

Ein Abgleich beider Belege ist einfach und aufschlussreich: Die auf Arbeitsberichten berechneten Stunden einer Person können an einem Tag nie höher sein als ihre Arbeitszeit auf dem Stundenzettel. Wer zwei Einsätze mit zusammen neun Stunden berichtet, aber nur acht Stunden Arbeitszeit aufzeichnet, hat einen der beiden Belege falsch. Umgekehrt zeigt das Verhältnis aus berechneten und bezahlten Stunden, wie produktiv ein Team arbeitet; die Seite Zahlen & Rechenwege zeigt, wie sich das rechnen lässt.

Für die Arbeitszeitseite eignet sich eine Zeiterfassungs-App. Aplano erfasst Arbeitszeiten per Mitarbeiter-App, im Browser oder über ein Tablet als Stempeluhr mit RFID oder Fingerabdruck, auf Wunsch mit Geofencing, und stellt Auswertungen und Exporte bereit. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten (4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Stand Juli 2026) und 14 Tage ohne Kreditkarte testbar. Den Arbeitsbericht mit Material, Tätigkeit und Kundenunterschrift ersetzt sie nicht – der bleibt Aufgabe des Auftrags- oder Formularwerkzeugs. Wie der Umstieg vom Papier organisiert wird, beschreibt Vom Papier-Stundenzettel zur App.

Fragen zum Arbeitsbericht

Was ist ein Arbeitsbericht?

Ein Arbeitsbericht ist der Leistungsnachweis, mit dem ein Handwerks-, Service- oder Montagebetrieb festhält, welche Arbeiten bei einem Kunden ausgeführt wurden: Datum, Einsatzort, beteiligte Personen, Arbeitszeit vor Ort, Anfahrt, Material und Tätigkeit, meist mit Unterschrift des Kunden. Er ist die Grundlage der Rechnung, wenn nach Aufwand abgerechnet wird. Inhaltlich entspricht er dem Rapportzettel; im VOB-Bauvertrag heißt er Stundenlohnzettel.

Was muss in einem Arbeitsbericht stehen?

Ein gesetzliches Formular gibt es nicht. Sinnvoll und für die spätere Rechnung nötig sind: Berichtsnummer und Datum, Kunde und Auftrag, Einsatzort oder Gerät, je Mitarbeiter Beginn und Ende vor Ort, Anfahrt als eigene Zeile, eine kurze Tätigkeitsbeschreibung, Material mit Menge, eingesetzte Maschinen, der Status sowie Name in Druckschrift und Unterschrift des Kunden. Arbeitszeit, Anfahrt und Material getrennt auszuweisen ist wichtig, weil Privatkunden nach § 35a EStG nur Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten steuerlich geltend machen können.

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsbericht und Stundenzettel?

Der Arbeitsbericht bezieht sich auf einen Einsatz und richtet sich an den Kunden: Er belegt, was berechnet wird. Der Stundenzettel bezieht sich auf eine Person und einen Kalendertag und belegt die gesamte Arbeitszeit, einschließlich Fahrten ab Betrieb, Lager- und Wartezeiten. Nach § 17 MiLoG müssen Arbeitgeber in bestimmten Branchen, etwa im Baugewerbe, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit binnen sieben Tagen aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren. Arbeitsberichte erfüllen diese Pflicht nicht.

Muss der Kunde den Arbeitsbericht unterschreiben?

Eine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Die Unterschrift ist aber der wichtigste Beweisvorteil: Sie wird von der Rechtsprechung in der Regel als Anerkenntnis von Art und Umfang der Leistung gewertet, sodass der Kunde später beweisen muss, dass die Angaben falsch sind. Sie ersetzt weder eine Vereinbarung über die Abrechnung nach Stunden noch die Abnahme des Werks nach § 640 BGB, wenn diese nicht ausdrücklich erklärt wird.

Welche Fristen gelten für Arbeitsberichte im VOB-Vertrag?

Nach § 15 Abs. 3 VOB/B sind Stundenlohnarbeiten vor Beginn anzuzeigen und Stundenlohnzettel je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich einzureichen. Der Auftraggeber muss die bescheinigten Zettel unverzüglich, spätestens innerhalb von sechs Werktagen nach Zugang zurückgeben; nicht fristgemäß zurückgegebene Zettel gelten als anerkannt. Stundenlohnrechnungen sind nach § 15 Abs. 4 VOB/B spätestens in Abständen von vier Wochen einzureichen. Außerhalb der VOB/B gibt es diese Anerkenntnisfiktion nicht.

Wie lange muss ein Arbeitsbericht aufbewahrt werden?

Dient der Arbeitsbericht als Grundlage oder Anlage einer Rechnung, ist er Buchungsbeleg und nach § 147 Abs. 3 AO sowie § 257 Abs. 4 HGB acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist. Enthält er zugleich die Arbeitszeitaufzeichnung, gelten parallel mindestens zwei Jahre nach § 17 MiLoG. Maßgeblich ist jeweils die längste anwendbare Frist.

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Was die Kundenunterschrift rechtlich auslöst und welche Fehler Rapporte angreifbar machen, steht in Rapportzettel: Aufbau, Muster-Felder und was die Kundenunterschrift bewirkt. Für Stundenlohnarbeiten im Bauvertrag passt Stundenzettel, Stundennachweis, Regiebericht, für Dienstleistungen ohne Baubezug der Tätigkeitsnachweis und für den Baustellenablauf das Bautagebuch. Den Wochenbericht von Auszubildenden behandelt Berichtsheft (Ausbildungsnachweis).

Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.

Quellen und Stand (7. November 2026): § 15 VOB/B – Stundenlohnarbeiten und § 2 Abs. 10 VOB/B · § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) · § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen) · § 35a EStG · BMF-Anwendungsschreiben zu § 35a EStG vom 9.11.2016, Rdnr. 39 und 40 (EStH 2016, Anhang 17a) · § 640 BGB (Abnahme) · § 649 BGB (Kostenanschlag) · § 416 ZPO (Beweiskraft von Privaturkunden) · § 147 AO · § 257 HGB · § 17 MiLoG · § 16 ArbZG · BGH, Urteil vom 28.05.2009 – VII ZR 74/06 (keine Anerkenntnisfiktion außerhalb der VOB/B) · Aplano: Zeiterfassung und Preise (abgerufen Juli 2026). Das Beispiel beruht auf selbst gewählten Annahmen. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall; die VOB/B gilt nur, wenn sie vereinbart wurde.